Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 9 september 2013
Op 26 oktober 2012 bent u door mijn ambtsvoorganger bericht over het bevriezen van de voorgenomen fusie van het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek (Kamerstuk 33 400 VIII, nr. 10; Kamerstuk 29 362, nr. 211) en het starten van een verkenning naar andere oplossingen en vormen van samenwerking. Hierbij informeer ik u over het besluit dat ik heb genomen over het Nationaal Archief en mijn afspraken over de digitale informatiehuishouding met de Minister voor Wonen en Rijksdienst. Kort samengevat komt het erop neer, dat het Nationaal Archief zelfstandig blijft en niet fuseert met de Koninklijke Bibliotheek. De afspraken dienen om te zorgen voor een verantwoorde overgang naar het volledig digitaal werken van de Rijksdienst vanaf 2015. De resultaten van het onderzoek naar het effect van de digitalisering op het archiveringsproces en het archiefstelsel binnen het Rijk vormen de achtergrond van mijn besluit en deze afspraken. Dit rapport voeg ik bij deze brief.1
Voorkomen informatieverlies
Van een fusie werden voordelen verwacht op het gebied van kwaliteit, continuïteit en efficiency. Deze opbrengsten zouden ten goede komen aan de digitale informatiehuishouding van het Rijk en de rol van beide organisaties in de informatiesamenleving. De beoogde opbrengsten van een fusie tot één organisatie werden echter onvoldoende aangetoond, waarna nader onderzoek is gestart.
Dit onderzoek is nu afgerond. Het is uitgevoerd in het bredere verband van de betekenis van de digitalisering voor het archiveren bij de overheid. Eerder schetste de Archiefvisie (Kamerstuk 26 643, nr. 187) dat het behoud van digitale informatie een geheel andere aanpak vergt dan die voor informatie op papier. Het onderzoek maakt dit beeld scherper en urgenter. Digitale informatie die niet direct bij de vorming wordt geordend en bewaard gaat voor de toekomst verloren of kan slechts achteraf en tegen in feite onaanvaardbare kosten toegankelijk worden gemaakt. Om dit te voorkomen is op het niveau van het Rijk een goed toegerust Nationaal Archief nodig dat de verantwoordelijke archiefvormers – de wettelijke «zorgdragers» – met diensten en kennis terzijde kan staan. Het Nationaal Archief zorgt daarbij voor duidelijke duurzaamheidseisen en richtlijnen, waarmee de archiefvormers in vroeg stadium voldoen aan de eis van een verantwoorde omgang met digitale informatie. Mede op basis van de conclusies en het advies van het rapport heb ik de volgende maatregelen genomen.
Maatregelen
Mijn uitgangspunt is een Nationaal Archief dat in staat is om zijn kerntaken in het digitale tijdperk goed uit te voeren. Duurzame en toegankelijke informatie ligt aan de basis van onze rechtstaat en vertegenwoordigt op termijn bovendien een belangrijke afgeleide, culturele waarde.
Naast de middelen die bij Voorjaarsnota 2013 zijn vrijgemaakt voor het maken van een aanvang met de voorzieningen voor de infrastructuur2 zullen de duurzaamheidseisen en richtlijnen voor het informatiebeheer voor de Rijksdienst in voorschriften worden vastgelegd. Over de implementatie zal het Nationaal Archief met de departementen en andere organen van het Rijk afspraken maken. De afspraken worden onderdeel van de I-Strategie Rijk (o.a. DWR-Archief, de digitale opslagvoorziening voor het Rijk) en worden vastgelegd in het overleg van de Chief Information Officers (CIO’s) van het Rijk. Bij deze afspraken zal ook aan de orde komen hoe extern toezicht en interne verantwoording (control en audit) kunnen bijdragen aan de doelstelling. De voortgang van de afspraken zal deel uitmaken van de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Daarnaast voer ik het Archiefconvenant 2012–2016 uit, waarin ik met de gemeenten, provincies en waterschappen samen optrek voor duurzame digitale archivering en een sterk archiefstelsel.3
Positie Nationaal Archief
Door de digitalisering is de wijze van werken van de archiefvormers zelf bepalend geworden voor de vraag of wij de informatie van nu ook in de toekomst kunnen ontsluiten, lezen en herleiden. Om deze reden is het nodig dat het Nationaal Archief de komende jaren een omslag maakt naar een organisatie met kennis en advies over digitaliseringsvraagstukken en de actuele bedrijfsvoering van de archiefvormers zelf. Deze taak zal de komende jaren in zwaarte en verantwoordelijkheid aanmerkelijk toenemen. Daarnaast blijft het Nationaal Archief de nationale archiefcollectie presenteren voor informatie, educatie en onderzoek.
Deze omslag komt tot uiting in de komende reorganisatie van het Nationaal Archief, die tussen dit najaar en 01-01-2016 geheel gerealiseerd moet zijn. Gelet op zijn rol en taken in het archiefstelsel en de richting die het Nationaal Archief hiermee inslaat is een fusie met de Koninklijke Bibliotheek niet de juiste keuze. De Koninklijke Bibliotheek heeft een andere opgave in het bibliotheekstelsel. Een wetsvoorstel daarover verwacht ik nog dit jaar naar uw Kamer te sturen. Bovendien zijn in dit perspectief de efficiencyvoordelen waar eerder sprake van was bij fusie per saldo niet te verwachten.
Samenwerking en regie cultuursector
De brief van 26 oktober 2012 over het bevriezen van de voorgenomen fusie spreekt van de mogelijkheid van (alternatieve) samenwerking in de cultuursector. Deze samenwerking is van belang voor uiteenlopende groepen gebruikers, bij de wetenschap, het onderwijs, de overheid, de cultuursector en onder burgers. Onder mijn regie werken inmiddels verschillende culturele instellingen gezamenlijk aan de opzet van een gemeenschappelijke infrastructuur. Op basis hiervan kunnen wij digitaal erfgoed (archiefstukken, boeken, beeldende kunst, audiovisuele en museale collecties, onroerend en immaterieel erfgoed) voor de samenleving duurzaam bewaren en toegankelijk maken. In 2014 zal hiervoor een routekaart klaar liggen. Het Nationaal Archief en de Koninklijke Bibliotheek participeren in het Netwerk Digitaal Erfgoed, waaraan verder onder meer Bibliotheek.nl, het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid, de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed en Digitaal Erfgoed Nederland deelnemen.
Ik verwacht dat door deze verbindingen het digitale erfgoed voor velen binnen bereik komt, waarbij iedere instelling bijdraagt, doet waar zij goed in is en samenwerking optimaal wordt benut.
De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker