Nr. 7 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de Minister van Defensie over het rapport van de Algemene Rekenkamer van 15 mei 2019 inzake «Resultaten verantwoordingsonderzoek 2018 bij het Ministerie van Defensie (X)» (Kamerstuk 35 200 X, nr. 2).

De Minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 4 juni 2019. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Aukje de Vries

De griffier van de commissie, De Lange

Met de investeringen die voortkomen uit het regeerakkoord (bijlage bij Kamerstuk 34 700, nr. 34) en de Defensienota (Kamerstuk 34 919, nr. 1) groeit Defensie. Materieel wordt vervangen en vernieuwd en met de uitvoering van de personeelsagenda zet Defensie zich in om het personeel uit de markt te halen dat nodig is voor een toekomstbestendige krijgsmacht. De eerste stappen zijn daarmee gezet. De gevolgen van de bezuinigingen zijn echter nog dagelijks zichtbaar in de bedrijfsvoering en volledig herstel kost tijd en middelen. Defensie werkt hard aan dit herstel door aandacht te besteden aan grote onderwerpen (arbeidsvoorwaarden, legering, reservedelen, stroperigheid in de organisatie) maar zeker ook door daarbij de kleinere zaken niet uit het oog te verliezen. De Algemene Rekenkamer onderschrijft in het verantwoordingsonderzoek dan ook dat er stappen zijn gezet om de bedrijfsvoering bij Defensie te verbeteren.

Het uitwerken van een strategisch vastgoedplan vormt de basis om de portefeuille te sturen, te beheersen en te prioriteren, en het vastgoedmanagement verder te professionaliseren.

Zie het antwoord op vraag 1.

Zie het antwoord op vraag 1.

Inzage verkrijgen in het beheer en onderhoud van de gehele vastgoedportefeuille is intern Defensie een continue proces. Dit gebeurt door middel van kwaliteitsmetingen door het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) waarbij in een continue proces in zes jaar de hele portefeuille gemeten wordt. Voor het strategisch vastgoedplan nemen wij de meting op technische kwaliteit uit 2016 als basis. Het RVB voert deze kwaliteitsmetingen uit via vastgestelde NEN-normen. De resultaten worden binnen het Rijksvastgoedbedrijf vastgelegd en gebruikt voor verdere planvorming.

Defensie wil de informatie uit de kwaliteitsmetingen te allen tijde en op locatie beschikbaar hebben. Dit inzicht is er momenteel nog niet. Daarom hebben wij het RVB de opdracht gegeven hier invulling aan te geven. Het RVB zit in een aanbestedingsprocedure om een geschikt informatiesysteem aan te schaffen en in te voeren waarbij vastgoedinformatie, zoals resultaten van inspecties, keuringen en herstellingen, te allen tijde zichtbaar is. Vooruitlopend op dit nieuwe informatiesysteem werkt het RVB aan een oplossing om bepaalde informatie, zoals over keuringen, al op korte termijn in een interim--systeem inzichtelijk te maken voor Defensie.

De Rekenkamer constateert dat er maatregelen zijn genomen om de processen voor de aanschaf van materieel te verbeteren. De Rekenkamer meent dat deze maatregelen er in opzet veelbelovend uitzien. Wij beschouwen de waarschuwing van de AR daarmee als een steun in de rug voor het gevoerde beleid en zullen nauwlettend volgen of dit beleid effect sorteert.

De investeringsquote (IQ) laat sinds 2014 een stijgende lijn zien: deze steeg van 2014 tot 2017 met circa een procentpunt per jaar. De gerealiseerde investeringsquote in 2018 is 18,9 procent, een stijging van bijna twee procentpunt ten opzichte van 2017.

We verwachten dat deze lijn zich doorzet. Dat blijkt onder andere uit het feit dat in 2018 voor ruim € 3,8 miljard verplichtingen is aangegaan, wat positief is voor de investeringsquote in de komende jaren. Dit is een forse stijging ten opzichte van de afgelopen jaren.

Defensie streeft ernaar om, conform de NAVO-richtlijn, ten minste 20 procent van het uitgavenbudget te besteden aan investeringen. Defensie stuurt hierbij op een meerjarig gemiddelde investeringsquote over een periode van vijf jaar. Hierbij geldt dat de realisatie van de investeringsquote in enig jaar lager kan uitkomen – bijvoorbeeld door vertraging in het sluiten van contracten – zolang dit meerjarig maar gecompenseerd wordt. Naar verwachting komt de IQ in 2019 boven de 20% uit. Binnen enkele jaren verwachten we dat ook de meerjarig gemiddelde IQ uitkomt boven de 20%.

Wij delen verder de constatering van de Rekenkamer dat diverse onderkende problemen onderling afhankelijk zijn en vragen om een integrale oplossing. Het niet geheel besteden van het investeringsbudget wordt daarin betrokken. Ook in de lopende programma’s is aandacht voor een integrale benadering.

Dat veel afdelingen/eenheden binnen de organisatie op dit moment niet volledig gevuld zijn, werkt uiteraard niet bevorderend voor de algehele bedrijfsvoering.

Ondanks dat zowel de instroom van militairen als die van burgermedewerkers hoger was dan in de voorgaande jaren is het aantal vacante functies in 2018 met 2.448 gestegen van 6.144 naar 8.592. Een deel hiervan is veroorzaakt door de uitbreiding in 2018 met 1.600 formatieplaatsen. Doordat Defensie in omvang groeit, ontstaat er een additionele behoefte aan personeel in een periode van krapte op de arbeidsmarkt.

Uit de Personeelsrapportage 2018 (Kamerstuk 35 000 X, nr. 4) blijkt dat ontwikkelmogelijkheden, de aansturing van de organisatie en het kunnen doen van (nuttig) werk dat aansluit bij de capaciteiten van het personeel de voornaamste vertrekredenen zijn in dat kader wordt zoals vermeld in de personeelsrapportage gewerkt aan een nieuw personeelssysteem. Een kleiner percentage benoemt de arbeidsvoorwaarden als reden voor vertrek. Defensie neemt diverse maatregelen om een aantrekkelijke werkomgeving te bieden. Voorbeelden van reeds gestarte maatregelen zijn het investeren in de materiële gereedheid, vastgoed en legering, behoudmaatregelen voor medewerkers, het bieden van loopbaanperspectief en een veilige werkomgeving.

Defensie heeft in 2018 het plan van aanpak Verbeteren Materiële Gereedheid uitgebreid met nadrukkelijke verwijzingen naar factoren zoals personeel (verwijzend naar het project Behoud en Werving) en infrastructuur die de materiële gereedheid beïnvloeden. Deze factoren zijn de basis voor de verbetermaatregelen. Het plan wordt doorlopend bijgewerkt. Op deze wijze wordt invulling gegeven aan de aanbeveling van de AR in het verantwoordingsonderzoek 2018. Ook zullen onderwerpen zoals het voorzien-in proces, infrastructuur en personeel nader worden uitgewerkt in de actiepunten behorende bij het plan van aanpak.

In het plan van aanpak Verbeteren Materiële Gereedheid wordt onderkend dat de repareerbare reserveonderdelen de nodige aandacht verdienen. Omdat het analyseren en waar nodig herzien of alsnog afsluiten van (bestaande) contracten van reeds in gebruik zijnde wapensystemen voor repareerbare reserveonderdelen meer capaciteit vergt dan beschikbaar is, richten we ons in eerste instantie op nieuwe contracten.

Een meerjarige kosten-batenanalyse maakt onderdeel uit van de businesscase GrIT die aan de Kamer is toegezegd, als deze gereed is. Deze businesscase wordt opgesteld conform een voorgeschreven methodiek van het Ministerie van Financiën.

Om de onvolkomenheid in het inkoopbeheer te verhelpen dient door de Algemene Rekenkamer de adequate werking van de key controls te kunnen worden vastgesteld en dan met name de key controls aanbestedingskalender en spend analyse. De verbetermaatregelen om de werking van de aanbestedingskalender en de spend analyse bij Defensie te verstevigen zijn in het najaar van 2018 getroffen. De nog in 2018 resterende tijd was te kort om de adequate werking van deze key controls vast te kunnen stellen. Het streven is in 2019 een flinke slag hierin te hebben gemaakt. Ten aanzien van het key control contractenregister richt de aandacht zich op het zo volledig mogelijk krijgen van het register. Het blijft aan de Algemene Rekenkamer wanneer zij de werking van voldoende niveau vinden.

Het verbeterplan bevat maatregelen die op korte termijn de meest urgente constateringen oplossen zoals bijvoorbeeld aanpassingen aan bliksembeveiligingsinstallaties. Deze zijn in 2020 gereed. Een aantal maatregelen waarmee verdere structurele aanpassingen worden doorgevoerd kost meer tijd. De projectmatige realisatie hiervan omvat onder meer een herbelegging van taken en verantwoordelijkheden en een groei van de organisatie. We zijn hiervoor mede afhankelijk van het aantrekken en behouden van personeel. Gezien het oplopende aantal vacante functies, kan ik de termijn waarop dit plan volledig is uitgevoerd niet in een jaartal vatten.

De functionele eisen zijn afhankelijk van het gebruiksdoel van het gebouw. Er is geen schematisch overzicht van deze functionele eisen per gebouw. Als de gebruiker dusdanig wijzigt dat de huisvestingsbehoefte verandert, wordt onderzocht in welke mate het betreffende gebouw aangepast moet worden.

De afgelopen jaren zijn wat betreft wet- en regelgeving op verschillende Defensielocaties tekortkomingen geconstateerd op bijvoorbeeld het gebied van brandveiligheid, asbest, hygiëne (in zorg- en keukenfaciliteiten) en de Arbowet. Er lopen verschillende projecten om dit te verhelpen. Een voorbeeld daarvan is het project Aanpassing vastgoed Defensie, waarover u bent geïnformeerd in het Materieel Projecten Overzicht van september 2018 en in de Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie. Dit project omvat verschillende deelprojecten die nodig zijn om te blijven voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving voor gebouwen en installaties, met betrekking tot bijvoorbeeld asbestsanering en milieuregels.

Een recent uitgevoerde inventarisatie van legeringsgebouwen liet eveneens een tekortkoming zien op hygiëne. Hoewel dit geen wettelijke eis betreft, is dit wel een aandachtspunt voor Defensie (zie ook Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie).

Daarnaast moeten voor met name installaties wettelijk verplichte keuringen worden uitgevoerd en dient onderhoud en eventueel benodigd herstel te worden uitgevoerd. Vanwege de verouderde portefeuille vergt het een grote inspanning om aan deze wettelijke eisen te voldoen. Defensie heeft met het RVB een afspraak van 100 procent gekeurde installaties in gebouwen. Aan de hand van de uitkomsten van deze keuringen bestaat inzage in de tekortkomingen op het gebied van wettelijke eisen. Wanneer er een tekortkoming wordt geconstateerd, neemt Defensie samen met het RVB de benodigde maatregelen om dit te verhelpen en in de tussentijd de veiligheid van het personeel te kunnen waarborgen.

Defensie en het RVB hebben in de Nadere Uitwerking Opdrachtgeversconvenant afspraken gemaakt over welke vastgoedinformatie met Defensie wordt gedeeld ten behoeve van goede sturing. We beseffen dat het zinvol is om nu, na een aantal jaren intensieve samenwerking, de afspraken hierover nader te beschouwen. Dit doen we door middel van een evaluatie waarbij de eventuele witte vlekken in kaart worden gebracht om zo beter aan te sluiten bij de informatiebehoefte van Defensie. Het convenant wordt dit jaar aan de hand van deze evaluatie up-to-date gemaakt.

Daarnaast zit het RVB in een aanbestedingsprocedure om de informatie uit de kwaliteitsmetingen te allen tijde beschikbaar te kunnen hebben. Zie ook het antwoord op vragen 6, 7 en 45.

Het betreft een deelproject van het project Aanpassing vastgoed Defensie, waarover u onder andere bent geïnformeerd in het Materieel Projecten Overzicht. Over specifiek (de laatste stand van zaken van) het deelproject Brandveiligheid overige gebouwen en brandmeldinstallaties bent u geïnformeerd in de voortgangsrapportage vastgoed van 31 januari 2018 (Kamerstuk 33 763, nr. 139) en onlangs in de Kamerbrief stand van zaken vastgoed Defensie. Het gaat om ruim 600 overige gebouwen waarvoor een vergunning- of meldingsplicht geldt. Acute gebreken waarbij de vluchtveiligheid in gevaar is, worden direct opgelost, waardoor de veiligheid van het personeel is geborgd.

De ruim 600 gebouwen zijn op basis van gebouwkenmerken en een risico inschatting verdeeld in drie prioritaire groepen. Op basis van een regionale clustering is de opdracht bij de markt uitgezet om de tekortkomingen in kaart te brengen.

Het aantal (brandveiligheid)adviesbureaus op de markt dat deze inventarisatie voor dit aantal gebouwen op kwalitatief goed niveau kan uitvoeren is zeer beperkt. Uit de ervaring van de eerste 200 scans blijkt ook dat dit werk voor de markt niet eenvoudig is en veel coördinatie en bijsturing van het RVB en Defensie vergt. Hierdoor is verdere versnelling van het inventariseren van tekortkomingen niet mogelijk. Daarmee kan ook het oplossen van de mogelijke tekortkomingen niet worden versneld. Het in kaart brengen van de tekortkomingen in brandveiligheid van niet-legeringsgebouwen ligt bovendien op schema.

Het project vervanging brandmeldinstallaties (BMI) is een regulier vervangingsprogramma. Hierbij worden alle installaties met een leeftijd van 15 jaar of meer vervangen. De aanwezige BMI’s voldoen dus nog aan de eisen van wet- en regelgeving en worden ook jaarlijks gecertificeerd. Er is dus geen reden om dit te versnellen.

Los van het vervangingsproject worden installaties die defect raken conform het reguliere proces direct vervangen.

Defensie heeft een aantal kritieke systemen die wij gebruiken. De accreditatieproblematiek bij BZ heeft daar geen relatie mee.

Positief, het expliciet maken van keuzes die invloed hebben op het gebruik en het onderhoud van wapensystemen is onderdeel van projectmanagement. Met het expliciet maken worden toekomstige kosten en/of werklast inzichtelijk.

De formatie van Defensie zal in de komende jaren conform de plannen uit de Defensienota (Kamerstuk 34 919, nr. 1) verder groeien.

De verwachting is dat alle wervingsactiviteiten en de maatregelen ter behoud van personeel, in deze periode van krapte op de arbeidsmarkt, de formatieve groei niet bij kunnen houden. Dit heeft tot gevolg dat het vullingspercentage bij met name militaire functies verder zal dalen.

Voor nadere toelichting over de (verwachte) groei en vulling van de organisatie verwijzen wij u naar de Personeelsrapportage over 2018.

Zie het antwoord op vraag 9.

Hoewel er in 2018 geld is doorgeschoven naar latere jaren, betekent dat niet dat Defensie deze middelen niet nodig heeft. Voor deze kasschuif zijn wij reeds verplichtingen aangegaan die in latere jaren tot uitbetalingen leiden. Defensie kan de onderrealisatie kortom onderbouwen met concrete behoeften en verplichtingen, die vertraagd tot realisatie komen en tot daadwerkelijke uitgaven leiden. Het niet gerealiseerde investeringsbudget kan Defensie via de ongelimiteerde eindejaarsmarge meenemen naar volgende jaren. Investeringen worden dus niet geschrapt, maar de uitgaven verschuiven naar later. De uitgaven laten de laatste jaren een stijgende lijn zien, wat ook naar voren komt in de sinds 2014 stijgende investeringsquote.

Nee.

In de Defensie Industrie Strategie is het kader voor een gerichte verwervingsstrategie expliciet uitgewerkt wanneer wezenlijke veiligheidsbelangen, als één van de toepassingscriteria van artikel 346 VWEU, in het geding zijn. Voor elke aanschaf afzonderlijk zal een afweging moeten worden gemaakt of de verwerving een directie koppeling heeft met een specifiek geïdentificeerd veiligheidsbelang en welke procedure het meest geschikt is. Indien de bescherming van de wezenlijke veiligheidsbelangen van het Koninkrijk dit vergt, kan een beroep op artikel 346 VWEU worden gedaan. De DIS biedt concrete aanknopingspunten voor de onderbouwing daarvan.

Luchtvaarteisen zijn erop gericht het risico op ongevallen met luchtvaartuigen zo klein als mogelijk te houden. Daarom moeten componenten traceerbaar zijn en voorzien zijn van alle bijbehorende documentatie. Configuratiemanagement, systeem- en ketenlogistiek voor de vliegende wapensystemen is zo ingericht dat wijzigingen minutieus worden bijgehouden. Dit gebeurt niet alleen om ongevallen te voorkomen, maar ook om zo effectief en efficiënt mogelijk de ketens te besturen en te verbeteren.

Binnen het plan van aanpak Verbeteren Materiële Gereedheid worden operationele commando’s in de gelegenheid gesteld om te leren van elkaars oplossingen. Met name op het gebied van ketenlogistiek, zoals het opzetten van breed samengestelde groepen om wapensystemen te beheren, en op het gebied van systeemlogistiek, zoals het samenbrengen van documentatie over logistiek, onderhoud en beheer van wapensystemen, liggen kansen voor de operationele commando’s om van elkaar te leren. Het van elkaar leren van best practices is een vast thema in de verbeteracties.

Zie het antwoord op vraag 14.

Zie het antwoord op vraag 15.

Voor de accreditatie van de kritieke systemen leggen we een dossier aan met daarin de beschrijving van de verantwoording en controle van de implementatie van de maatregelen. Met name deze verantwoording en controle kost relatief veel tijd om te beschrijven en uit te voeren.

De volledigheid van het contractenregister hangt voor een groot deel samen met het gebruik van Enterprise Resource Planning voor materieellogistiek en financiën (ERP M&F). Zo zijn er bijvoorbeeld resterende onderdelen waarbij de migratie naar ERP M&F gaande is of nog moet plaatsvinden. De volledigheid van het contractenregister blijft dan ook nog een aandachtspunt. Niettemin zijn er in 2018, zoals ook de ADR in het Auditrapport 2018 heeft vastgesteld, belangrijke stappen gezet om het contractenregister volledig te maken.

De grens van 50.000 euro is onderdeel van het afsprakenpakket tussen BZK en de AR over de objectieve leverancierskeuze voor aanbestedingen onder de Europese drempelwaarde. Naar aanleiding hiervan is door BZK een rijksbreed beleidskader opgesteld. Een onlosmakelijk onderdeel van het afsprakenpakket en daarmee ook van het beleidskader is dat de grens wordt gesteld op 50.000 euro.

Het gaat om inkoopopdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempel. Bij Defensie wordt voor inkoopopdrachten vanaf 50.000 euro een Verwervingsplan opgesteld dat in het inkoopdossier wordt opgenomen. In het Verwervingsplan dient o.a. de motivering voor de objectieve leverancierskeuze te worden vermeld. Door de grens van 50.000 euro te hanteren, brengt het rijksbrede kader voor Defensie geen extra werklast/bureaucratie met zich mee. Het meegaan met een tijdelijke grens van 33.000 euro zou betekenen dat de toepassingsgrens van het Verwervingsplan hiernaar wordt gewijzigd. De werklast/bureaucratie (invullen, akkoord en registratie) voor Defensie neemt dan aanzienlijk toe vanwege de aantallen inkoopopdrachten waarvoor dan ook een Verwervingsplan zou gaan gelden. Dit zou ook effect hebben op de snelheid van verwerving.

Voor het oplossen van een aantal van de geconstateerde gebreken moet regelgeving worden aangepast. Deze aanpassingen hebben meer tijd gekost dan voorzien. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan het wijzigen van de regelgeving. Daarmee worden de laatste tekortkomingen uit 2017 weggewerkt.

Zie het antwoord op vraag 18.

Zoals ook geconstateerd in onze bestuurlijke reactie op het Verantwoordingsonderzoek van de Algemene Rekenkamer is het op orde krijgen van de vastgoedportefeuille een langjarige opgave. Dit geldt ook voor het vastgoedbeheer en -management. Hierbij is het strategisch vastgoedplan (SVP) de basis om het vastgoedmanagement verder te professionaliseren. De capaciteit binnen Defensie, het RVB en de markt is bij de verdere uitwerking van het SVP een expliciet aandachtspunt.

Defensie en het RVB evalueren dit jaar ook de afspraken over het uitwisselen van vastgoedinformatie ten behoeve van een goede sturing. Zie ook het antwoord op vraag 19.

Zie het antwoord op vragen 6, 7 en 45.

Reservisten vullen een deel van de schaarse capaciteit (technisch personeel, inkoop, projectmanagers, auditors) in naast inhuur en werving.

De door de Algemene Rekenkamer gesignaleerde aandachtspunten over de beheersmaatregelen voor de digitale kluis betreffen met name het aantoonbaar maken door de leverancier van de werking van in opzet getroffen maatregelen. Een mogelijkheid hierbij is dat de leverancier door de externe accountant hiernaar (aanvullend) onderzoek laat doen, op grond waarvan een zogenaamd assurancerapport wordt uitgebracht. De mogelijkheden hiervoor en financiële gevolgen hiervan worden onderzocht en besproken met de leverancier. Zo nodig wordt dat in samenspraak met andere departementen gedaan die gebruik maken van dezelfde applicatie.

Ja.

Het geheel van Materiële Gereedheid, Personele Gereedheid en Geoefendheid bepaalt de Operationele Gereedheid van de capaciteit of inzetbare eenheid en is, ook op lager niveau, altijd een samenstel van feitelijke informatie en subjectieve elementen. Defensie werkt aan het automatiseren, en daarmee objectiveren, van gereedheidsinformatie in het Dashboard Operationele Gereedheid. Het programma Kwaliteit in Beeld beoogt het verbeteren van het objectieve inzicht in de kwalitatieve Personele Gereedheid. De Operationele Gereedheid zal een subjectief element blijven houden aangezien hierbij een oordeel van de commandant benodigd is over de gereedheid van zijn eenheid. Dit oordeel van de commandant is cruciaal aangezien niet alle elementen te objectiveren zijn, waaronder bijvoorbeeld het moreel van de eenheid.

De gereedheidsinformatie komt samen in de inzetbaarheidsrapportage. Defensie geeft met de nieuwe opzet van de inzetbaarheidsrapportage uitvoering aan de aanbeveling van het Interdepartementaal Beleidsonderzoek Gereedheid om de inzetbaarheidsinformatie meer in samenhang te presenteren. In overleg met uw Kamer is afgesproken om in de inzetbaarheidsrapportage, op het juiste aggregatieniveau, inzicht te bieden in de mate waarin aan de inzetbaarheidsdoelen uit de Defensienota 2018 (Kamerstuk 34 919, nr. 1) kan worden voldaan.

In geval de niet-uitgegeven exploitatiebegrotingsgelden de eindejaarsmarge van 1% overstijgen, dan worden deze begrotingsgelden niet doorgeschoven naar volgende jaren. Voor niet uitgegeven investeringsgelden van artikel 6 geldt een 100% eindejaarsmarge.