Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 9 februari 2016
Voor een verantwoorde overheveling van burgerregelingen van het Zorginstituut naar het CAK zijn meerdere aspecten van belang: behoud van kundig personeel, kennisoverdracht, de overgang van de financiën van de ene naar de andere organisatie, de gereedheid van ketenpartners en uiteraard de ICT-migratie van het Zorginstituut naar het CAK. Alle aspecten verdienen en krijgen de benodigde aandacht. In deze brief informeer ik u specifiek over de voortgang van het ICT-traject rondom de overheveling van de burgerregelingen, aangezien ik hierover toezeggingen heb gedaan.
In de Nota naar aanleiding van het nader verslag1 heb ik u toegezegd de externe auditrapportages te sturen met daarbij het overzicht van maatregelen die het Zorginstituut en het CAK naar aanleiding van deze rapportages zullen doorvoeren of reeds hebben doorgevoerd. Ik heb tevens toegezegd u over het CIO- advies te informeren. Met deze brief voldoe ik aan deze toezegging.
In deze brief ga ik in op de maatregelen die het Zorginstituut en het CAK hebben genomen naar aanleiding van de externe audits en het CIO-advies.
Externe audits
Een belangrijk onderdeel van de overheveling van burgerregelingen is de IT-migratie. Om de IT-migratie zo zorgvuldig mogelijk te laten verlopen en daarbij de mogelijke risico’s in beeld te hebben, heeft zowel het Zorginstituut als het CAK elk aan een externe partij gevraagd een eigen audit uit te voeren. Aan beide opdrachtnemers is gevraagd welke eventuele witte vlekken zij in de plannen en de stand van zaken van de uitvoering konden ontdekken, in bijzonder met betrekking tot de ICT-migratie en gelet op de wens van een betrouwbare overgang vanuit technisch-, functioneel-, applicatie- en dataperspectief. Het CAK heeft de opdracht aan PricewaterhouseCoopers (PwC) verstrekt, het Zorginstituut aan Deloitte.
Het betreffen beide momentopnames van de stand van zaken begin september (PwC) en half oktober 2015 (Deloitte). PwC heeft het totale traject van de overheveling beoordeeld op risico’s die met de overdracht zijn verbonden. Deloitte heeft vooral gekeken naar de risico’s van de voorgenomen wijze van ICT-migratie. In de bijlage vindt u de auditrapportages en de integrale reactie van het Zorginstituut en het CAK op de auditrapportages, waarin beschreven staat welke maatregelen zij hebben genomen2.
Advies van de CIO
Naast PwC en Deloitte heeft ook de Chief Information Officer (CIO) van het Ministerie van VWS in januari geadviseerd over de aanpak van de ICT-migratie.
Ik heb de CIO gevraagd om te bekijken of de overheveling van de burgerregelingen volgens de voorziene planning en fasering en op een verantwoorde manier kan plaatsvinden. De CIO heeft op basis van raadpleging van documenten en gesprekken met medewerkers van de betrokken organisaties een advies uitgebracht aan VWS. De CIO heeft bij zijn advies de focus gericht op het risicomanagement en de samenwerking rond de IT-component van de overheveling. Bij het uitgebrachte advies heeft de CIO ook gekeken naar de aanbevelingen uit de audits van PwC en Deloitte, voor zover deze betrekking hadden op ICT-testen en migratie en risicomanagement.
Het oordeel van de CIO bevat zowel positieve punten als serieuze aanbevelingen. Volgens de CIO zou de IT-overheveling, gezien de beperkte complexiteit, goed uitvoerbaar moeten zijn. Daarnaast acht de CIO de kans op grote uitvoeringsfouten beperkt bij goede sturing op kwaliteit en waarborgen. Ook is de projectorganisatie goed op weg met het oppakken van de aanbevelingen uit de audits. Verder signaleert de CIO dat binnen beide organisaties de juiste competenties en ervaring aanwezig zijn die afdoende zouden moeten zijn om de overheveling te realiseren en om problemen die zich voordoen te herstellen. Uiteraard ben ik zeer blij dit te horen, aangezien de medewerkers de overheveling uitvoeren. Zij zijn een belangrijke factor om de overheveling te laten slagen.
De CIO doet echter ook een aantal serieuze constateringen dat betrekking heeft op de organisatiestructuur van de IT-overheveling. De projectsturing moet in de ogen van de CIO verstevigd worden om voldoende en aantoonbaar greep te hebben op de risico’s en op de planning. De CIO adviseert daarom de projectorganisatie te verbeteren, de samenwerking tussen het CAK en ZIN consequent door te voeren en daarin CAK als ontvangende partij meer verantwoordelijkheid te geven. Verder zou de projectorganisatie integraler moeten sturen op planning en risicobeheersing en afronding van kritische plannen en activiteiten.
Reactie van ZIN en CAK
Het oordeel en de aanbevelingen van de CIO zijn besproken met zowel het Zorginstituut als het CAK. Het CAK en Zorginstituut hebben een integrale reactie geschreven op de auditrapportages van PWC, Deloitte en het CIO oordeel (zie bijlage3). Naar aanleiding van het advies van de CIO hebben het Zorginstituut en het CAK samen voorzien in één integrale planning met mijlpalen en helder toegewezen verantwoordelijkheden voor latende en ontvangende organisatie en één integraal risicomanagementplan. Het CAK als ontvangende partij is eindverantwoordelijk voor de integrale voortgangsrapportage aan de stuurgroep waarin VWS, het CAK en het Zorginstituut participeren. Management en organisatie van het project zijn aangepast op de noodzakelijk geachte integraliteit en de besturing van het project wordt geïntensiveerd. Zo wordt er meer aandacht besteed aan acceptatie van daarvoor in aanmerking komende mijlpaalproducten en de frequentie van de bijeenkomsten van de stuurgroep wordt verhoogd.
Overall oordeel CIO
Ik heb de CIO gevraagd om de in gang gezette acties van beide organisaties te bekijken en te beoordelen of deze acties voldoende waarborg bieden om een goede overheveling van burgerregelingen te bewerkstelligen. Het oordeel van de CIO is dat beide organisaties in het project afdoende stappen zetten om op korte termijn voldoende en aantoonbaar greep te krijgen op de risico’s en op de planning van de overgang. Daarbij adviseert de CIO het Ministerie van VWS om druk op de ketel te houden en in de stuurgroep strak te sturen op het behalen van de mijlpalen en de borging van de risicobeheersing. Daarbij zal ik de CIO VWS blijven betrekken.
Voldoende vertrouwen in een zorgvuldige overheveling
Bij de huidige inzichten en de afgesproken stappen moet een verantwoorde overheveling per 1 juli mogelijk zijn. Dit perspectief is ook in het belang van medewerkers die overgaan van het Zorginstituut naar het CAK. Het is duidelijk dat dit een forse inzet van alle betrokken partijen vergt. Ook de bestuurders van beide organisaties geven aan dat zij met vertrouwen de laatste fasen van het project tegemoet zien (zie bijlage4).
Ik hoop u met deze brief voldoende te hebben geïnformeerd over de ontwikkelingen op de overheveling van burgerregelingen. Ik zie uit naar een spoedige behandeling van het wetsvoorstel (Kamerstuk 34 203, nr. 2), zodat de overheveling van de burgerregelingen van het Zorginstituut naar het CAK per 1 juli 2016 kan plaatsvinden. Mocht u nog nadere vragen hebben, dan zijn zowel het CAK als het Zorginstituut bereid om samen met ambtenaren van VWS een technische briefing te verzorgen.
De Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, E.I. Schippers