Nr. 2 RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2012 VAN HET MINISTERIE VAN ALGEMENE ZAKEN (III)

Aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal

’s-Gravenhage, 15 mei 2013

Hierbij bieden wij u het op 3 mei 2013 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2012 van het Ministerie van Algemene Zaken (III)» aan.

Algemene Rekenkamer

drs. Saskia J. Stuiveling, president

dr. Ellen M.A. van Schoten RA, secretaris

ONZE CONCLUSIES

Een op alle onderdelen goed functionerende bedrijfsvoering is voor alle ministeries van belang, waarbij voor het Ministerie van Algemene Zaken een aantal extra gevoeligheden relevant zijn, zoals bijvoorbeeld op het terrein van de informatiebeveiliging. Wij concluderen dat dit onderdeel van de bedrijfsvoering verbeterd kan worden. Het informatiebeveiligingsbeleid is namelijk nog niet aangepast aan de nu geldende wet- en regelgeving, de controle op het merendeel van de beveiligingsmaatregelen wordt niet aantoonbaar uitgevoerd en een algehele evaluatie ontbreekt. Dit brengt onder andere het risico met zich mee dat informatie (voortijdig) naar buiten komt. Wij stellen daarom een onvolkomenheid vast bij de informatiebeveiliging.

In 2012 heeft het Ministerie van Algemene Zaken veel tijd en aandacht besteed aan een nieuwe opzet van de bedrijfsvoering van het ministerie. Deze aandacht is ook voor de informatiebeveiliging van belang. Zo is het belangrijk dat na evaluaties van dit beleid de beveiligingsmaatregelen bijgesteld worden.

Reactie minister en nawoord Algemene Rekenkamer

De minister van Algemene Zaken, die verantwoordelijk is voor het beheer van dit begrotingshoofdstuk, geeft in zijn reactie aan dat er zowel voor het informatiebeveiligingsbeleid als het inkoopbeheer een verbetertraject loopt, waaraan in de komende periode verdere invulling wordt gegeven. Wij zullen de resultaten van deze verbetertrajecten dit jaar volgen.

In onderstaand overzicht vatten wij de uitkomsten van ons Verantwoordingsonderzoek 2012 bij het Ministerie van Algemene Zaken samen. We hebben gekeken naar de bedrijfsvoering, de financiële informatie en de totstandkoming van de informatie over beleid en over bedrijfsvoering.

Overzicht oordelen, conclusies, aanbevelingen, reacties minister en nawoord

Conclusie	Aanbeveling	Reactie minister	Nawoord Algemene Rekenkamer
Oordeel onderzochte onderdelen bedrijfsvoering: voldoet, met uitzondering van een onvolkomenheid
Onvolkomenheid in de bedrijfsvoering
Informatiebeveiligingsbeleid voldoet nog niet aan wet- en regelgeving (zie § 2.1.1).	Actualiseer en evalueer het informatiebeveiligingsbeleid en draag zorg voor strikte naleving daarvan.	Er is een verbetertraject ingezet met aandacht voor de actualisatie van het beleid en het verbeteren van de controleerbaarheid. Daarnaast wordt de departementale I-governance verstevigd.	Wij zullen de resultaten van dit verbetertraject met belangstelling volgen.
Aandachtspunt bij de bedrijfsvoering
Inkoopbeheer kan zorgvuldiger (zie § 2.2.1).	Besteed tijdig aan en tref maatregelen om fouten te vermijden.	Er is een verbetertraject ingezet met aandacht voor het contractenregister en het voorzien in een (spoed)procedure voor incidentele en onvoorziene inkoopbehoeften.	Wij zullen de resultaten van dit verbetertraject met belangstelling volgen.
Oordeel financiële informatie: voldoet.
Oordeel totstandkoming beleidsinformatie: voldoet.
Oordeel totstandkoming informatie over de bedrijfsvoering: voldoet.

1 OVER DIT BEGROTINGSHOOFDSTUK

In dit rapport presenteren wij de resultaten van ons verantwoordingsonderzoek1 naar het Jaarverslag 2012 van het Ministerie van Algemene Zaken (III). Onder dit begrotingshoofdstuk vallen drie begrotingen met een eigen beheerverantwoordelijkheid. Het gaat om:

• • het Ministerie van Algemene Zaken;

• • het Kabinet der Koningin;

• • de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten.

Ministerie van Algemene Zaken in cijfers – realisatie 2012

	Absoluut	% van totaal Rijk
Verplichtingen	€ 53,23 miljoen	0,02%
Uitgaven	€ 52,80 miljoen	0,02%
Ontvangsten	€ 6,51 miljoen	0,00%
Fte’s	319	0,30%

Kabinet der Koningin in cijfers – realisatie 2012

	Absoluut	% van totaal Rijk
Verplichtingen	€ 2,39 miljoen	0,00%
Uitgaven	€ 2,39 miljoen	0,00%
Ontvangsten	€ 2,39 miljoen	0,00%
Fte’s	24	0,02%

Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten in cijfers – realisatie 2012

	Absoluut	% van totaal Rijk
Verplichtingen	€ 0,94 miljoen	0,00%
Uitgaven	€ 0,94 miljoen	0,00%
Ontvangsten	€ 0 miljoen	0,00%
Fte’s	8	0,00%

2 BEDRIJFSVOERING

Het jaarverslag van het Ministerie van Algemene Zaken (III) heeft betrekking op drie organisaties (zie hoofdstuk 1). De bedrijfsvoering van die organisaties bestaat uit verschillende elementen (bijvoorbeeld het beheer van subsidies of eigendommen). Als je die elementen afzet tegen de organisatieonderdelen krijg je eenheden die wij «beheerdomeinen» noemen. Van al die beheerdomeinen is een aantal relevant of kritisch voor het goed functioneren van de organisaties die in het jaarverslag van dit begrotingshoofdstuk worden behandeld. Het gaat bij het Ministerie van Algemene Zaken om twintig relevante en vijf kritische beheerdomeinen, bij het Kabinet der Koningin om vijf relevante beheerdomeinen. Bij de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten zijn geen relevante beheerdomeinen voor de bedrijfsvoering, dit vanwege haar kleinschaligheid.

In een van de 25 kritische en relevante beheerdomeinen bij specifiek het Ministerie van Algemene Zaken (4%) hebben wij dit jaar een onvolkomenheid geconstateerd. Deze zit in een relevant beheerdomein, zie ook het overzicht bedrijfsvoering in bijlage 1.

2.1 Onvolkomenheden

In 2012 stellen wij een onvolkomenheid vast bij het Ministerie van Algemene Zaken (zie figuur 2).

2.1.1 Informatiebeveiligingsbeleid voldoet nog niet aan wet- en regelgeving

In ons Rapport bij het jaarverslag 2011 van het Ministerie van Algemene Zaken hebben wij de informatiebeveiliging als aandachtspunt aangemerkt. Door de taken van de minister-president (waaronder de voorlichting voor het Koninklijk Huis) en de hoge mate van vertrouwelijkheid van de informatie die het ministerie beheert, zijn er hoge risico’s verbonden aan het voortijdig of ongewenst beschikbaar komen van informatie. We constateren dat in 2012 het informatiebeveiligingsbeleid van het Ministerie van Algemene Zaken nog niet aangepast is aan de nu voor het Rijk geldende wet -en regelgeving. Zo zijn onder andere de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van diverse functionarissen niet vastgelegd. Verder in het proces wordt de controle op het merendeel van de beveiligingsmaatregelen niet aantoonbaar uitgevoerd. Daarnaast ontbreekt een evaluatie, zodat het geheel van betrouwbaarheidseisen en beveiligingsmaatregelen in onvoldoende mate bijgesteld kan worden.

Aanbeveling

Wij bevelen de minister-president aan om op korte termijn het beveiligingsbeleid te actualiseren en te evalueren alsmede om maatregelen te nemen die leiden tot een strikte naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.

2.2 Aandachtspunten

Naast de hierboven genoemde onvolkomenheid brengen wij het volgende onderwerp onder de aandacht.

2.2.1 Inkoopbeheer kan zorgvuldiger

Het Ministerie van Algemene Zaken maakt vaak gebruik van rijksbrede contracten die afgesloten worden door andere ministeries. Wij hebben enkele fouten aangetroffen bij de naleving van de aanbestedingsregels. Wij vragen de aandacht om het inkoopbeheer zo in te richten dat deze fouten voorkomen worden. De tijdige aanbesteding, bijvoorbeeld met behulp van een inkoopkalender, vormt hierin een belangrijke beheersmaatregel.

3 FINANCIËLE INFORMATIE

In bijlage 3 is het overzicht van de fouten en onzekerheden per begrotingsartikel opgenomen dat ook laat zien welke artikelen gevolgen kunnen ondervinden van de onvolkomenheid die wij hebben geconstateerd. Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in bijlage 4.

4 TOTSTANDKOMING VAN INFORMATIE

In het vorige hoofdstuk hebben wij reeds ons oordeel gegeven over de deugdelijke weergave en het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften van de financiële informatie in het jaarverslag. In dit hoofdstuk geven wij apart de oordelen over de totstandkoming van de informatie over het beleid en de informatie over de bedrijfsvoering.

4.1 Informatie over het beleid

In bijlage 5 is het overzicht opgenomen van de door ons onderzochte prestatie-indicatoren.

4.2 Informatie over de bedrijfsvoering

5 REACTIE MINISTER EN NAWOORD ALGEMENE REKENKAMER

5.1 Reactie minister van Algemene Zaken

De minister van Algemene Zaken heeft op 24 april 2013 gereageerd op ons rapport. Hieronder geven we zijn reactie integraal weer. De reactie staat ook op onze website www.rekenkamer.nl.

«Met belangstelling heb ik kennis genomen van uw conceptrapport bij het jaarverslag 2012 van het Ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten.

Tot mijn genoegen constateert u dat de in het jaarverslag opgenomen financiële informatie deugdelijk is weergegeven en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften. Tevens stelt u vast dat de in de financiële overzichten opgenomen verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en balansposten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Daarnaast constateert u een onvolkomenheid omtrent het informatiebeveiligingsbeleid en vraagt u mijn aandacht voor het inkoopbeheer. Met betrekking tot het informatiebeveiligingsbeleid constateert u dat dit nog niet voldoet aan wet- en regelgeving. Rijksbreed hebben echter recentelijk pas actualisaties plaatsgevonden inzake het informatiebeveiligingsbeleid. Aan de doorvertaling hiervan wordt derhalve in de komende periode invulling gegeven. Hieromtrent kan ik u melden dat reeds een verbetertraject is ingezet, waarbij een actualisatie van het departementale informatiebeveiligingsbeleid en verbeteringen op het gebied van de controleerbaarheid centraal staan. Daarnaast wordt de departementale I-governance verstevigd.

Ook omtrent het aandachtspunt inkoopbeheer kan ik u melden dat reeds een verbetertraject is gestart. Hierbij merk ik wel op dat het ministerie van Algemene Zaken veelvuldig gebruik maakt van rijksbreed afgesloten inkoopcontracten en dat een ontwikkeling gaande is van verdere concentratie met betrekking tot rijksbrede inkoop. Als onderdeel van het verbetertraject wordt gekeken naar aanpassingen in het contractenregister met de bedoeling het beheer op de inkoop beter te kunnen garanderen, met name voor aflopende contracten die verlengd of hernieuwd dienen te worden. Tevens wordt gekeken naar het voorzien in een (spoed)procedure voor het oplossen van incidentele en onvoorziene inkoopbehoeften. Dit alles geschiedt met inachtneming van doelmatigheidsafwegingen en tegen de achtergrond van rijksbrede ontwikkelingen omtrent inkoop en contractbeheer.

Aan beide trajecten wordt de komende periode verdere invulling gegeven.»

5.2 Nawoord Algemene Rekenkamer

De minister van Algemene Zaken geeft aan de problemen in het informatiebeveiligingsbeleid en het inkoopbeheer serieus aan te pakken. Er zijn twee verbetertrajecten in gang gezet, waarvan wij de resultaten komend jaar met belangstelling zullen volgen.

BIJLAGE 1 OVERZICHT BEDRIJFSVOERING

BIJLAGE 2 ACHTERGROND OORDELEN FINANCIËLE INFORMATIE

We hebben de financiële informatie in de volgende financiële overzichten van het jaarverslag 2012 van het Ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet der Koningin en de Commissie betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (III) gecontroleerd:

• a) de departementale verantwoordingsstaat van het Ministerie van Algemene Zaken met toelichting;

• b) de samenvattende verantwoordingsstaat van het baten-lastenagentschap van het Ministerie van Algemene Zaken met toelichting;

• c) de departementale saldibalans van het Ministerie van Algemene Zaken met toelichting;

• d) de in de bedrijfsvoeringsparagraaf opgenomen rapportage over de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten;

• e) de verantwoordingsstaat van het Kabinet der Koningin;

• f) de verantwoordingsstaat van de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten;

• g) de saldibalans van het Kabinet der Koningin met toelichting;

• h) de saldibalans van de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten met toelichting.

Verantwoordelijkheid van de minister van Algemene Zaken

Op grond van de Comptabiliteitswet 2001 (CW 2001) dient de minister een jaarverslag en een saldibalans op te stellen, die voldoen aan de in de CW 2001 en in de daarop gebaseerde lagere regelgeving opgenomen eisen. Op grond van de CW 2001 dient de financiële informatie deugdelijk te zijn weergegeven en overeenkomstig de verslaggevingsvoorschriften te zijn opgesteld.

De minister is ook verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en balansposten in de financiële overzichten. Deze verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en balansposten zijn rechtmatig als zij tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de doelomschrijving van de toepasselijke begrotingsartikelen, de toepasselijke begrotingswetten, andere wettelijke regelingen, overeenkomsten en beschikkingen. Voor verplichtingen, uitgaven en ontvangsten die gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik dient de minister een toereikend beleid te voeren.

Verantwoordelijkheid van de Algemene Rekenkamer

Op grond van de CW 2001 is het de verantwoordelijkheid van de Algemene Rekenkamer om de financiële informatie in het jaarverslag en de saldibalans te controleren en haar oordeel vast te leggen in een rapport.

Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met de INTOSAI Fundamental Auditing Principles and Guidelines. Deze Standaarden vereisen dat wij ethische voorschriften naleven en dat wij onze controle plannen en uitvoeren om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden gericht op het verkrijgen van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen die in de financiële overzichten zijn opgenomen. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van onze oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de financiële overzichten afwijkingen van materieel belang bevatten die het gevolg zijn van fraude en corruptie of fouten. Bij het maken van deze risico-inschatting nemen wij de interne beheersing die relevant is voor het opmaken van de financiële overzichten in aanmerking. Wij richten ons op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden, maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van die interne beheersing.

In verband met het budgetrecht van de Staten-Generaal richt de Algemene Rekenkamer haar controle zo in dat zij in staat is fouten en onzekerheden van materieel belang op artikelniveau te rapporteren.

De controle van de Algemene Rekenkamer richt zich op:

• • de deugdelijke weergave van de financiële informatie en het voldoen aan de verslaggevingsvoorschriften;

• • de rechtmatigheid van de verplichtingen, uitgaven, ontvangsten en de balansposten.

BIJLAGE 3 OVERZICHT PER BEGROTINGSARTIKEL

BIJLAGE 4 OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2012 VAN HET MINISTERIE VAN ALGEMENE ZAKEN

Het totale overzicht van fouten en onzekerheden in deze bijlage bestaat uit de volgende tabellen:

• A) Verplichtingen

• B/C) Uitgaven + ontvangsten

• B) Uitgaven

• C) Ontvangsten

• D) Baten-lastenagentschappen

• E) Saldibalans

• F) Afgerekende voorschotten

We nemen alleen die tabellen (hierboven vet gedrukt) op over de onderdelen waarin we fouten en/of onzekerheden hebben geconstateerd.

B/C. Uitgaven + ontvangsten (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag *	Fout		Onzekerheid		Totaal F + O		Tolerantie overschreden?		Onzekerheid over volledigheid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
Beleidsartikelen
1	Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid	59.304	499	–	26	–	525	–	nee		–
Niet-beleidsartikelen
3	Nominaal en onvoorzien	–	–	–	–	–	–	–			–
Totaal		59.304	499	–	26	–	525	–			–
*	Uitsplitsing van het verantwoord bedrag naar uitgaven en ontvangsten vindt plaats in bijlagen B en C
(1)	Totaal Uitgaven en Ontvangsten	59.304	Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten
	Deugdelijke weergave
	Procentuele fout	< 0,01%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Procentuele onzekerheid	< 0,01%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Rechtmatigheid
	Procentuele fout	0,00%
	Procentuele onzekerheid	0,00%
(2)	Totaal		Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten + bijdrage(n) van derden baten-lastenagentschappen
	Deugdelijke weergave
	Procentuele fout	< 0,01%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Procentuele onzekerheid	< 0,01%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Rechtmatigheid
	Procentuele fout	0,00%
	Procentuele onzekerheid	0,00%

B. Uitgaven (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout		Onzekerheid		Totaal F + O		Tolerantie overschreden?		Onzekerheid over volledigheid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
Beleidsartikelen
1	Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid	52.795	499	–	26	–	525	–	nee		–
Niet-beleidsartikelen
3	Nominaal en onvoorzien	–	–	–	–	–	–	–			–
Totaal		52.795	499	–	26	–	525	–			–
	Totaal uitgaven	52.795
	Rechtmatigheid
	Procentuele fout	< 0,01%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Procentuele onzekerheid	< 0,01%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Deugdelijke weergave
	Procentuele fout	0,00%
	Procentuele onzekerheid	0,00%

D. Baten-lastenagentschappen (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout		Onzekerheid		Totaal F + O	Tolerantie overschreden?		Onzekerheid over volledigheid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
Dienst Publiek en Communicatie
	Baten	33.058	–	99	–	116	–			–
	Bijdrage moederdepartement	19.430	–	–	–	–	–			–
	Totaal baten	33.058	–	99	–	116	–			–
	Totale baten baten-lastenagentschappen	33.058
	Rechtmatigheid
	Procentuele fout	0,00%
	Procentuele onzekerheid	0,00%
	Deugdelijke weergave
	Procentuele fout	< 0,01%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Procentuele onzekerheid	< 0,01%	Tolerantiegrens niet overschreden

BIJLAGE 5 TOTSTANDKOMING BELEIDSINFORMATIE: DE ONDERZOCHTE PRESTATIE-INDICATOREN

Nr.	Prestatie-indicator
1	WRR: Aantallen Rapporten aan de regering
2	WRR: Aantallen Verkenningen
3	WRR: Aantallen Webpublicaties

AFKORTINGEN

AZ	(Ministerie van) Algemene Zaken
CTIV	Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten
CW 2001	Comptabiliteitswet 2001
INTOSAI	International Organization of Supreme Audit Institutions
KdK	Kabinet der Koningin
WRR	Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid

Op www.rekenkamer.nl staat een verklarende woordenlijst met begrippen die veel voorkomen in de rapporten over ons jaarlijkse verantwoordingsonderzoek.