Nr. 6 LIJST VAN VRAGEN EN ANTWOORDEN

De vaste commissie voor Defensie heeft een aantal vragen voorgelegd aan de minister van Defensie over het Rapport van de Algemene rekenkamer bij het Jaarverslag van het Ministerie van Defensie 2011 (Kamerstuk 33 240 X, nr. 2).

De minister heeft deze vragen beantwoord bij brief van 8 juni 2012. Vragen en antwoorden zijn hierna afgedrukt.

De voorzitter van de commissie, Van Beek

De griffier van de commissie, Roovers

Jaarlijks stuurt het kabinet op de derde woensdag van mei, tegelijk met de departementale jaarverslagen, een tussentijdse evaluatie van de lopende missies aan de Kamer. Bovendien ontvangt de Kamer na afloop van een missie een eindevaluatie. Hierin wordt onder meer gekeken naar de resultaten van de Nederlandse inzet in het licht van doelstellingen en de uitgangspunten die ten grondslag lagen aan de missie. Voortaan zal het kabinet ter uitvoering van de motie-Peters/Hachchi (Kamerstuk 27 925, nr. 457) reeds in de artikel 100-brieven vermelden op welke wijze het monitoren en het evalueren zal worden uitgevoerd. Tot slot heeft het kabinet toegezegd vijf jaar na beëindiging van een daarvoor in aanmerking komende missie een «post-missie beoordeling» aan de Kamer te sturen.

De auditdienst van Defensie heeft op de aangegane en openstaande verplichtingenadministratie een statistische steekproef uitgevoerd. Op basis van de bevindingen is een geëxtrapoleerde fout berekend met een absoluut bedrag van € 211,1 (€ 110,5 miljoen te laag aangegaan versus € 100,6 miljoen te hoog openstaand) aan verplichtingen. Deze bedragen zijn extracomptabel (per saldo € 9,9 miljoen) gecorrigeerd in de saldibalans en de verantwoording. Voor de bedrijfsvoering heeft dit geen gevolgen gehad.

Met de oprichting van het Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK) per 1 januari 2013 zal door centralisatie van het administratie- en beheerproces op een geüniformeerde en gestandaardiseerde wijze de verplichtingenadministratie worden bijgehouden. De nauwkeurigheid van de verplichtingenadministratie zal daardoor verder toenemen (zie ook de beantwoording bij vraag 3).

Defensie bereidt de vorming voor van een defensiebreed Financieel Administratie- en Beheerkantoor (FABK). Dit kantoor zal vanaf 1 januari 2013 door centralisatie van het administratie- en beheerproces op een gestandaardiseerde wijze de verplichtingenadministratie bijhouden. Hierdoor zal de nauwkeurigheid van de verplichtingenadministratie verder toenemen.

De verbeteringen van het financieel beheer, zoals het behalen van de rijksbrede norm van 90 procent voor betaalgedrag, resulteren niet rechtstreeks in een afname van het aantal onvolkomenheden. Dit heeft twee oorzaken. Ten eerste heeft Defensie bewust gekozen zich bij de verbeteractiviteiten te richten op de grootste risico’s. De resterende risico’s vormden geen bedreiging voor de comptabele rechtmatigheid. Ten tweede geldt dat een tekortkoming die voor heel Defensie geldt, in het meest ongunstige geval als zeven onvolkomenheden wordt meegeteld omdat Defensie zeven defensieonderdelen heeft. Dit is het geval bij het financieel beheer waar tekortkomingen in het verplichtingenbeheer leiden tot zeven van de geconstateerde onvolkomenheden in het financieel beheer.

Naar aanleiding van het bezwaaronderzoek van de Algemene Rekenkamer (AR) in 2008 is in 2009 het project Professionaliseren Materieelbeheer Defensie (PMD) begonnen. Op grond van een oorzaak- en risicoanalyse is een meerjarig verbeteringsplan opgesteld met generieke maatregelen om het materieelbeheer structureel te verbeteren en te waarborgen. Daarnaast zijn vanaf 2010 aanvullende maatregelen genomen die zijn gericht op het wegnemen van concrete door de AR geconstateerde onvolkomenheden. Door deze combinatie van maatregelen bleek de kwaliteit van het beheer zodanig te zijn verbeterd dat een groot aantal in 2010 geconstateerde onvolkomenheden in 2011 niet meer aan de orde was. Door de verdere uitvoering van de maatregelen zal het beheer verder worden verbeterd. Uiteindelijk zullen de verbeteringen eind 2014 ook moeten zijn verankerd.

De vertraging is veroorzaakt door een onvoorzien langere verwerkingsduur per dossierAlle digitale personeelsdossiers zullen eind 2012 zijn gecontroleerd.

De Wet Veiligheidsonderzoeken schrijft een maximale termijn voor van acht weken voor de uitvoering van veiligheidsonderzoeken. Jaarlijks voert de MIVD duizenden veiligheidsonderzoeken uit. Sinds vorig jaar wordt er ook periodiek een controle op justitiële antecedenten van al het defensiepersoneel op vertrouwensfuncties uitgevoerd. Medio 2010 bestond nog een achterstand van ruim 6 000 veiligheidsonderzoeken en deze is teruggebracht tot momenteel minder dan 2000 onderzoeken waarmee 74 procent van het aantal onderzoeken binnen de wettelijke termijn kon worden afgedaan. De MIVD heeft als doelstelling 90 procent van de veiligheidsonderzoeken binnen de termijn van acht weken af te ronden. Daar is geen exacte datum aan te koppelen.

In beginsel komt het niet voor dat personeel zonder VGB op een vertrouwensfunctie tewerk wordt gesteld. In het aanstellingsproces zijn hiervoor ook toetsingsmomenten ingebouwd. In het in 2011 door de Algemene Rekenkamer uitgevoerde rijksbrede onderzoek hiernaar (Kamerstuk 33 240 nr. 2) scoort Defensie dan ook goed. Bij burgerpersoneel op vertrouwensfuncties voor wie nog geen VGB is afgegeven, is het toegestaan om gedurende maximaal drie maanden dit personeel op een «uitgeklede» vertrouwensfunctie te plaatsen, vooruitlopend op de VGB. Aan deze plaatsing is als voorwaarde verbonden dat de specifieke werkzaamheden die ervoor zorgen dat de functie een vertrouwensfunctie is, gedurende deze drie maanden uit het takenpakket van de desbetreffende functionaris zijn verwijderd. Bij militaire functies is dit in het geheel niet toegestaan. In het verleden is deze regel slechts sporadisch overtreden.

In 2011 was de regie op financieel, materieel- en personeelsbeheer, conform het Besturingsmodel Defensie, belegd bij de drie betrokken beleidsverantwoordelijken. Vanaf 1 januari 2013 wordt de centrale regiefunctie belegd bij de op te richten Hoofddirectie Bedrijfsvoering om voldoende samenhang in doelstellingen en maatregelen voor het defensiebrede beheer te kunnen waarborgen. Vooruitlopend op deze formele oprichting heb ik de Hoofddirectie Informatievoorziening en Organisatie gevraagd al te beginnen met het invullen van de centrale regiefunctie. Eén van de activiteiten daarbij is het beschrijven van de regierol en de bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze worden vastgelegd in het nieuwe Algemeen Organisatiebesluit Defensie en het bijbehorende Algemeen mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit Defensie. Beide besluiten worden van kracht met de oprichting van de nieuwe Bestuursstaf per 1 januari 2013.

Zie het antwoord op vraag 9.

Zie het antwoord op vraag 9.

Zie het antwoord op vraag 10.

De geplande personeelsreducties bij de Audit Dienst Defensie zijn het gevolg van de bezuinigingen. Door een vèrgaande centralisatie van de auditcapaciteit worden de negatieve gevolgen van de personeelsreductie opgevangen en wordt de kwaliteit van de auditfunctie gewaarborgd. Daarnaast leidt een vereenvoudiging van interne regelgeving tot een vereenvoudiging van de controleactiviteiten en daarmee tot een vermindering van de benodigde controlecapaciteit.

In de voorbereiding van de reorganisatie is de vereiste capaciteit geanalyseerd. De uitkomsten ervan zijn verwerkt in de desbetreffende reorganisatiedocumenten. Daarmee is de kwaliteit van de vereiste management- en verantwoordingsinformatie gewaarborgd.