32 360 III
Jaarverslag en slotwet Ministerie van Algemene Zaken, Kabinet der Koningin en Commissie van Toezicht betreffende Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten 2009

nr. 2
RAPPORT BIJ HET JAARVERSLAG 2009 VAN HET MINISTERIE VAN ALGEMENE ZAKEN, KABINET DER KONINGIN EN COMMISSIE VAN TOEZICHT BETREFFENDE INLICHTINGEN- EN VEILIGHEIDSDIENSTEN (III)

Hierbij bieden wij u het op 10 mei 2010 door ons vastgestelde «Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Algemene Zaken, Kabinet der Koningin en Commissie van Toezicht betreffende Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (III)» aan.

Algemene Rekenkamer

Inhoud

Samenvatting		5
1	Over dit onderzoek	6
1.1	Oordelen bij het jaarverslag	6
1.2	Onderzoek naar beleid	6
1.3	Onderzoek naar de bedrijfsvoering	6
1.4	Onderzoek naar de financiële informatie	7
2	Bedrijfsvoering	8
2.1	Ontwikkeling in de bedrijfsvoering	8
2.2	Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer	8
2.3	Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering	8
3	Financiële informatie	9
3.1	Oordeel over de financiële informatie in het jaarverslag	9
3.2	Oordeel over de saldibalans	9
4	Reactie minister van AZ	10
Kwaliteitskaart		11
Overzicht fouten en onzekerheden in de financiële informatie in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Algemene Zaken (III)		15

SAMENVATTING

Voor u ligt ons Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Algemene Zaken (AZ), het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (III), waarin wij de resultaten presenteren van ons rechtmatigheidsonderzoek naar het jaarverslag en de bedrijfsvoering.

Wij hebben uit hoofde van onze wettelijke taak, zoals beschreven in de Comptabiliteitswet (CW) 2001, het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten beoordeeld en wij zijn nagegaan of de informatie in het jaarverslag over het gevoerde beleid, over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels, en goed is weergegeven in het jaarverslag.

De belangrijkste uitkomsten van ons onderzoek zijn:

• Wij hebben geen onvolkomenheden geconstateerd in de bedrijfsvoering.

• In de financiële informatie in het jaarverslag hebben wij geen fouten of onzekerheden in de rechtmatigheid en deugdelijke weergave geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden.

1 OVER DIT ONDERZOEK

Een minister verantwoordt zich in zijn jaarverslag over hoe zijn ministerie in het afgelopen jaar heeft gepresteerd en gefunctioneerd. In het jaarverslag staat of de doelen en prestaties die in de begroting van het ministerie waren afgesproken, ook zijn gerealiseerd (informatie over het beleid), hoe het ministerie heeft gefunctioneerd (informatie over de bedrijfsvoering) en wat de verplichtingen, uitgaven en ontvangsten van het ministerie zijn geweest (financiële informatie).

Wij onderzoeken de informatie in het jaarverslag op elk van deze drie terreinen, en kijken ook naar de achterliggende processen binnen het ministerie. Op basis hiervan formuleren wij onze bevindingen en oordelen.

In dit rapport komen achtereenvolgens aan de orde: de informatie in het jaarverslag over de bedrijfsvoering van het ministerie (hoofdstuk 2) en over de financiën van het ministerie (hoofdstuk 3). Wij besluiten dit rapport met een weergave van de reactie die wij op het conceptrapport hebben gekregen van de minister van Algemene Zaken, aangevuld met ons nawoord (hoofdstuk 4).

Een uitgebreide toelichting op dit rapport vindt u op www.rekenkamer.nl.

1.1 Oordelen bij het jaarverslag

De Algemene Rekenkamer doet jaarlijks rechtmatigheidsonderzoek bij het Rijk. Wij doen dit onderzoek uit hoofde van onze wettelijke taak zoals beschreven in de CW 2001. Wij beoordelen het gevoerde financieel beheer en het materieelbeheer en gaan na of de informatie in de jaarverslagen over de bedrijfsvoering en over de financiën tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels en goed is weergegeven in de jaarverslagen. Met onze wettelijke oordelen hierover ondersteunen we de Tweede Kamer bij het verlenen van decharge aan de betrokken ministers.

1.2 Onderzoek naar beleid

Niet alleen het doen van onderzoek naar de jaarverslagen behoort tot de wettelijke taak van de Algemene Rekenkamer. De CW schrijft daarnaast voor dat wij onderzoek doen naar de doeltreffendheid en de doelmatigheid van het gevoerde beleid (CW 2001, artikel 85).

Wij hebben bij het Ministerie van AZ in 2009 geen onderzoek verricht naar het gevoerde beleid. In de brief van 29 juni 2006 (Algemene Zaken, 2006) heeft de minister van AZ toegelicht dat er door de aard van de werkzaamheden en het ontbreken van een specifiek beleidsveld geen sprake is van relevante maatschappelijke effecten. De algemene beleidsdoelstelling van het ministerie, het bevorderen van de eenheid van het regeringsbeleid, vloeit logisch voort uit de Grondwet. Er is dan ook geen sprake van een specifiek beleidsveld zoals andere ministeries dat kennen.

1.3 Onderzoek naar de bedrijfsvoering

Conform de CW 2001 (artikel 82) doet de Algemene Rekenkamer ook onderzoek naar de bedrijfsvoering van departementen. Wij integreren dit onderzoek in het jaarlijks terugkerende rechtmatigheidsonderzoek. Wij geven in hoofdstuk 2 een oordeel over het gevoerde financieel beheer en materieelbeheer en de voor dat beheer bijgehouden administraties. Ook geven we in dit hoofdstuk een oordeel over de wijze waarop de informatie over de bedrijfsvoering in het jaarverslag tot stand is gekomen.

1.4 Onderzoek naar de financiële informatie

Ook het onderzoek naar de financiële informatie in het jaarverslag is onderdeel van ons jaarlijkse rechtmatigheidsonderzoek (CW 2001, artikel 82).

In hoofdstuk 3 melden we zowel de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die de kwantitatievetolerantiegrenzen overschrijden als de fouten en onzekerheden in de financiële informatie die naar hun aard onze kwalitatieve tolerantiegrenzen overschrijden. Onder «fouten» verstaan we financiële informatie die niet rechtmatig tot stand is gekomen (dat wil zeggen: het begrotingsgeld is niet volgens de regels ontvangen of uitgegeven) of niet deugdelijk is weergegeven (dat wil zeggen: er is geen goede verantwoording afgelegd in het jaarverslag). We spreken van «onzekerheden», wanneer we door onvolkomenheden in het financieel beheer niet kunnen vaststellen of er al dan niet sprake is van fouten.

2 BEDRIJFSVOERING

Onze conclusie is dat de bedrijfsvoering van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten op orde is.

2.1 Ontwikkeling in de bedrijfsvoering

Evenals voorgaande jaren hebben we geen onvolkomenheden geconstateerd in de bedrijfsvoering van het Ministerie van AZ. De bedrijfsvoering van het Ministerie van AZ is op orde.

2.2 Oordeel over het financieel beheer en materieelbeheer

In onderstaand kader staat ons oordeel over het financieel beheer en het materieelbeheer van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze onderdelen van de departementale bedrijfsvoering voldoen aan de daaraan gestelde eisen.

Oordeel

De onderzochte onderdelen van het financieel beheer, het materieelbeheer en de daar- toe bijgehouden administraties van het Ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten voldeden in 2009 aan de in de CW 2001 gestelde eisen.

2.3 Oordeel over totstandkoming informatie in jaarverslag over bedrijfsvoering

Onderstaand kader bevat ons oordeel over de totstandkoming van de informatie die in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten staat vermeld over de bedrijfsvoering. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze informatie tot stand is gekomen volgens de daarvoor geldende regels.

Oordeel

De informatie over de bedrijfsvoering in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten is op deugdelijke wijze tot stand gekomen en voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.

3 FINANCIËLE INFORMATIE

In dit hoofdstuk staan onze oordelen over de financiële informatie (§ 3.1) en over de saldibalans (§ 3.2) in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten. Krachtens de CW 2001 gaan wij jaarlijks na of deze informatie voldoet aan de daaraan gestelde eisen.

3.1 Oordeel over de financiële informatie in het jaarverslag

Oordeel
De financiële informatie in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Algemene Zaken, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlich- tingen- en Veiligheidsdiensten voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugde- lijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.
Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden blijft ook onder de tolerantiegrens voor de financiële informatie in het jaarverslag als geheel.

Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlagen van dit rapport.

3.2 Oordeel over de saldibalans

Oordeel
De informatie in de saldibalans in het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Alge- mene Zaken, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten voldoet aan de eisen die de CW 2001 stelt. Dit betekent dat wij geen belangrijke fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave hebben geconstateerd die de tolerantiegrenzen overschrijden, en dat de informatie voldoet aan de verslaggevingsvoorschriften.
In 2009 heeft het Ministerie van Algemene Zaken voor een bedrag van € 3 196 000 aan openstaande voorschotten afgerekend. Wij hebben vastgesteld dat deze afrekeningen voldoen aan de daaraan te stellen eisen.
Het totaalbedrag aan geconstateerde fouten en onzekerheden in de saldibalansposten blijft ook onder de tolerantiegrens voor de saldibalans als geheel.

Een overzicht van alle fouten en onzekerheden is opgenomen in de bijlagen van dit rapport.

4 REACTIE MINISTER VAN AZ

De minister-president, minister van AZ, heeft op 21 april 2010 gereageerd op ons Rapport bij het Jaarverslag 2009 van het Ministerie van Algemene Zaken, Kabinet der Koningin en Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten. Hij laat weten dat het rapport hem geen aanleiding geeft tot een nadere reactie. De volledige brief staat op onze website: www.rekenkamer.nl.

KWALITEITSKAART

Toelichting op het instrument kwaliteitskaart

De kwaliteitskaart is een nieuw instrument van de Algemene Rekenkamer, dat we voor het eerst hebben opgenomen in onze rapporten bij de jaarverslagen 2008. De kwaliteitskaart is bedoeld om de uitkomsten van ons rechtmatigheidsonderzoek op een compacte manier te presenteren en plaatst de geconstateerde (ernstige) onvolkomenheden in de bedrijfsvoering in het licht van de totale bedrijfsvoering van het ministerie.

De kwaliteitskaart bestaat uit twee delen. In deel I zijn onze bevindingen gekoppeld aan de begrotingsartikelen van het ministerie. Dit deel van de kaart laat per artikel zien:

• of het begrotingsartikel wordt geraakt door geconstateerde onvolkomenheden in de bedrijfsvoering, met mogelijk gevolgen voor de rechtmatigheid;

• of wij als gevolg van geconstateerde onvolkomenheden daadwerkelijk fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid of deugdelijke weergave hebben geconstateerd;

• of de geconstateerde fouten en onzekerheden de kwantitatieve tolerantiegrenzen overschrijden.

In deel II van de kwaliteitskaart vormen de organisatieonderdelen van het ministerie en de te beheersen bedrijfsvoeringsprocessen het uitgangspunt. Dit deel van de kaart is mede gebaseerd op de Baseline financieel en materieel beheer van het Ministerie van Financiën, waarin de normen voor een goed financieel beheer en materieelbeheer zijn vastgelegd.

In dit deel van de kaart zetten we het aantal beheerdomeinen waarin we onvolkomenheden hebben geconstateerd, af tegen het aantal beheerdomeinen dat voor een goed functioneren van het ministerie «relevant», respectievelijk «kritisch» is.

Deel II van de kwaliteitskaart maakt ook zichtbaar aan welke onderwerpen wij en/of de departementale auditdienst in de controle over 2009 extra aandacht hebben besteed en waar wij (ernstige) onvolkomenheden hebben geconstateerd. Met extra aandacht van de auditdienst bedoelen wij die aandacht voor de bedrijfsvoering die de reguliere aandacht uit hoofde van de jaarlijkse wettelijke controle overstijgt (zie hoofdstuk 1 van de toelichting op dit rapport op www.rekenkamer.nl voor informatie over onze onderzoeksopzet). Met extra aandacht van de Algemene Rekenkamer doelen wij op ons departementspecifieke en ons rijksbrede onderzoek.

Extra aandacht van de Algemene Rekenkamer en van de auditdienst betekent niet per definitie dat alle aspecten van het desbetreffende beheerdomein in het onderzoek zijn betrokken; de extra aandacht kan ook betrekking hebben op een enkel aspect binnen het beheerdomein.

Voor een verdere toelichting op het instrument kwaliteitskaart verwijzen wij naar onze website: www.rekenkamer.nl. Hier vindt u achtergrondinformatie over de kwaliteitskaart en over de gehanteerde criteria en ordeningsprincipes.

Toelichting op de kwaliteitskaart van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten

Toelichting op kaart deel I: financiële informatie

Uit deel I van de kwaliteitskaart van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten blijkt dat bij geen van de begrotingsartikelen de tolerantiegrens voor de omvang van fouten en onzekerheden in de rechtmatigheid en de deugdelijke weergave wordt overschreden. De tolerantiegrens voor het jaarverslag van het Ministerie van AZ, het Kabinet der Koningin en de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten als geheel wordt derhalve evenmin overschreden.

Toelichting op kaart deel II

Uit deel II van de kwaliteitskaart blijkt dat 27 beheerdomeinen van belang zijn voor de bedrijfsvoering van het Ministerie van AZ. Daarvan zijn zes beheerdomeinen als kritisch aan te merken. Van de 27 beheerdomeinen die van belang zijn voor het goed functioneren van het ministerie, hebben de auditdienst en/of wij drie beheerdomeinen extra onderzocht. Het betreft twee kritische beheerdomeinen en één relevant beheerdomein. Bij geen van de kritische en relevante beheerdomeinen hebben wij een onvolkomenheid dan wel een ernstige onvolkomenheid geconstateerd.

Verder blijkt uit deel II van de kwaliteitskaart dat vijf beheerdomeinen van belang zijn voor de bedrijfsvoering van het Kabinet der Koningin. Daarvan is geen enkel beheerdomein als kritisch aan te merken. Van de vijf beheerdomeinen die van belang zijn voor het goed functioneren van het Kabinet der Koningin, hebben wij en de auditdienst geen beheerdomein extra onderzocht. Bij geen van de vijf beheerdomeinen hebben wij een onvolkomenheid dan wel ernstige onvolkomenheid geconstateerd.

In deel II van de kwaliteitskaart is de bedrijfsvoering van de Commissie van Toezicht betreffende de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten niet opgenomen, omdat de bedrijfsvoering hiervan plaatsvindt door het Ministerie van AZ.

BIJLAGE

OVERZICHT FOUTEN EN ONZEKERHEDEN IN DE FINANCIËLE INFORMATIE IN HET JAARVERSLAG 2009 VAN HET MINISTERIE VAN ALGEMENE ZAKEN (III)

A. Verplichtingen (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout			Onzekerheid	Totaal F + O	Tolerantie overschreden?	Onzekerheid over volledig-heid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
	Beleidsartikelen
1	Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid	68 674	–	–	–	–	–	–
	Totaal	68 674	–	–	–	–	–

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.	Post	Fout
	Totaal individuele fouten	0
	Totaal verplichtingen	68 674
	Procentuele fout	0,00%
	Procentuele onzekerheid	0,00%

B/C. Uitgaven + ontvangsten (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout			Onzekerheid	Totaal F + O	Tolerantie overschreden?	Onzekerheid over volledig-heid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
	Beleidsartikelen
1	Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid	70 782	255	–	–	–	255	nee	–
	Totaal	70 782	255	–	–	–			–
	* Uitsplitsing van het verantwoord bedrag naar uitgaven en ontvangsten vindt plaats in bijlagen B en C
(1)	Totaal Uitgaven en Ontvangsten	70 782	Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten
	Procentuele fout	0,36%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Procentuele onzekerheid	0,00%
(2)	Totaal	120 726	Omvangsbasis uitgaven + ontvangsten + bijdrage(n) van derden baten-lastendiensten
	Procentuele fout	0,21%	Tolerantiegrens niet overschreden
	Procentuele onzekerheid	0,00%

B. Uitgaven (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout			Onzekerheid	Totaal F + O	Tolerantie overschreden?	Onzekerheid over volledig-heid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
	Beleidsartikelen
1	Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid	67 903	255	–	–	–	255	nee	–
Totaal		67 903	255	–	–	–			–

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.	Post	Fout
	Totaal individuele fouten	0
	Totaal uitgaven	67 903
	Procentuele fout	0,38%	Tolerantiegrens niet overschreden

C. Ontvangsten (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout			Onzekerheid	Totaal F + O	Tolerantie overschreden?	Onzekerheid over volledig-heid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
	Beleidsartikelen
1	Bevorderen van de eenheid van het algemeen regeringsbeleid	2 879	–	–	–	–	–
Totaal		2 879	–	–	–	–	–

Individuele fouten in de deugdelijke weergave die de tolerantie overschrijden

Art. nr.	Post	Fout
	Totaal individuele fouten	0
	Totaal ontvangsten	2 879
	Procentuele fout	0,00%
	Procentuele onzekerheid	0,00%

D. Baten-lastendiensten (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout			Onzekerheid	Totaal F + O	Tolerantie overschreden?	Onzekerheid over volledigheid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
	Dienst Publiek en Communicatie
	Baten	57 335	–	–	–	–	–	–
	Bijdrage moederdepartement	7 391	–	–	–	–	–	–
	Totaal baten	57 335	–	–	–	–		–
	Totale baten baten-lastendiensten	57 335
	Procentuele fout	0,00%
6	Procentuele onzekerheid	0,00%

E. Saldibalans (€ x 1000)

Art. nr.	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout			Onzekerheid	Totaal F +O	Onzekerheid over volledig-heid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
3	Liquide middelen	1	–	–	–	–	–	–
5	Uitgaven buiten begrotingsverband	430	–	–	–	–	–	–
6	Ontvangsten buiten begrotingsverband	1 357	–	–	–	–	–	–
7	Openstaande rechten	–	–	–	–	–	–	–
8	Extra-comptabele vorderingen	24	–	–	–	–	–	–
9	Extra-comptabele schulden	–	–	–	–	–	–	–
10	Voorschotten	1 180	–	–	–	–	–	–
11	Garantieverplichtingen	–	–	–	–	–	–	–
12	Openstaande verplichtingen	1 508	–	–	–	–	–	–
13	Deelnemingen	–	–	–	–	–	–	–
	Totaal beoordeeld	4 500	–	–	–	–		–
	(De tolerantiegrens wordt afgeleid van totaal beoordeeld)
	Totaal saldibalans	4.500
	Procentuele fout	0,00%
	Procentuele onzekerheid	0,00%

F. Afgerekende voorschotten (€ x 1000)

	Omschrijving	Verantwoord bedrag	Fout			Onzekerheid	Totaal F + O	Tolerantie overschreden?	Onzekerheid over volledig-heid
			Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave	Rechtmatigheid	Deugdelijke weergave
	Totaal afgerekende voorschotten	3 196	–	–	–	–	–