31 924 IIB
Jaarverslag en slotwet van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten 2008

nr. 1
JAARVERSLAG VAN DE OVERIGE HOGE COLLEGES VAN STAAT EN KABINETTEN (IIB)

Ontvangsten (bedragen x € 1000)

Uitgaven (bedragen x € 1000)

Inhoudsopgave Jaarverslag 2008 Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (IIB)

A. ALGEMEEN

1. AANBIEDING EN DECHARGEVERLENING

Aan de voorzitters van de Eerste en Tweede Kamer van de Staten-Generaal.

Hierbij bied ik het Jaarverslag met betrekking tot de begroting van de Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale Ombudsman, de Kanselarij der Nederlandse Orden, het kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen en het Kabinet van de Gouverneur van Aruba (IIB) over het jaar 2008 aan. Onder verwijzing naar de artikelen 63 en 64 van de Comptabiliteitswet 2001 verzoek ik de beide Kamers van de Staten-Generaal de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties decharge te verlenen over het in het jaar 2008 gevoerde financiële beheer.

Ten behoeve van de oordeelsvorming van de Staten-Generaal over dit verzoek tot dechargeverlening is door de Algemene Rekenkamer als externe controleur op grond van artikel 82 van de Comptabiliteitswet 2001 een rapport opgesteld. Dit rapport wordt separaat door de Algemene Rekenkamer aan de Staten-Generaal aangeboden. Het rapport bevat de bevindingen en het oordeel van de Rekenkamer met betrekking tot:

a. het gevoerde financieel en materieelbeheer;

b. de ten behoeve van dat beheer bijgehouden administraties;

c. de financiële informatie in de jaarverslagen;

d. de departementale saldibalansen;

e. de totstandkoming van de informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering;

f. de in het jaarverslag opgenomen informatie over het gevoerde beleid en de bedrijfsvoering.

Bij het besluit tot dechargeverlening dienen verder de volgende, wettelijk voorgeschreven, stukken te worden betrokken:

a. het Financieel Jaarverslag van het Rijk over 2008;

b. het voorstel van de Slotwet over het jaar 2008 die met het onderhavige jaarverslag samenhangt;

c. het rapport van de Algemene Rekenkamer over het jaar 2008 met betrekking tot de onderzoeken van de centrale administratie van ’s Rijks schatkist en van het Financieel Jaarverslag van het Rijk;

d. de verklaring van goedkeuring van de Algemene Rekenkamer met betrekking tot de in het Financieel Jaarverslag van het Rijk over 2008 opgenomen rekening van uitgaven en ontvangsten van het Rijk over 2008, alsmede met betrekking tot de Saldibalans van het Rijk over 2008 (de verklaring van goedkeuring, bedoeld in artikel 83, derde lid, van de Comptabiliteitswet 2001).

Het besluit tot dechargeverlening kan niet worden genomen, voordat de betrokken Slotwet is aangenomen en voordat de verklaring van goedkeuring van de Algemene Rekenkamer is ontvangen.

Dechargeverlening door de Tweede Kamer

Onder verwijzing naar artikel 64 van de Comptabiliteitswet 2001 verklaart de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal dat de Tweede Kamer aan het hiervoor gedane verzoek tot dechargeverlening tegemoet is gekomen door een daartoe strekkend besluit, genomen in de vergadering van

De Voorzitter van de Tweede Kamer,

Handtekening:

Datum:

Op grond van artikel 64, tweede lid, van de Comptabiliteitswet 2001 wordt dit originele exemplaar van het onderhavige jaarverslag, na ondertekening van de hierboven opgenomen verklaring, ter behandeling doorgezonden aan de voorzitter van de Eerste Kamer.

Dechargeverlening door de Eerste Kamer

Onder verwijzing naar artikel 64 van de Comptabiliteitswet 2001 verklaart de voorzitter van de Eerste Kamer der Staten-Generaal dat de Eerste Kamer aan het hiervoor gedane verzoek tot dechargeverlening tegemoet is gekomen door een daartoe strekkend besluit, genomen in de vergadering van

De Voorzitter van de Eerste Kamer,

Handtekening:

Datum:

Op grond van artikel 64, derde lid, van de Comptabiliteitswet 2001 wordt dit originele exemplaar van het onderhavige jaarverslag, na ondertekening van de hierboven opgenomen verklaring, doorgezonden aan de Minister van Financiën.

2. LEESWIJZER

Opbouw Jaarverslag

Het Jaarverslag over 2008 bestaat conform de regelgeving uit de volgende delen:

A. een algemeen deel met o.a. dechargeverlening;

B. een totaaltabel (IIB) budgettaire gevolgen van beleid;

C. Jaarrekening.

De paragraafindeling van de artikelen is als volgt:

1. Algemeen

2. Speerpunten 2008

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

3b. Beleidsmatige toelichting (tabel beleidsprestaties)

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

5. Bedrijfsvoeringparagraaf

Er is alleen een inhoudelijke toelichting gegeven bij opmerkelijke verschillen tussen de oorspronkelijke vastgestelde begroting 2008 en de realisatie 2008. Om de leesbaarheid van de artikelen te vergroten is ervoor gekozen om de bedrijfsvoeringparaaf achter het betreffende artikel te plaatsen.

Rechtmatigheid

In 2008 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid op hoofdstukniveau niet overschreden en is er sprake van een getrouw beeld. Een toelichting op de rechtmatigheid per College/Kabinet is te vinden in de bedrijfsvoeringparagraaf van ieder College/Kabinet.

Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens

Onderzoek heeft uitgewezen dat bij de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten in 2008 geen sprake is geweest van beloning van functionarissen die het gemiddelde belastbare loon per jaar van de ministers te boven gaan. Derhalve geldt voor het Jaarverslag 2008 van HIIB geen verplichte melding van topinkomens in verband met de inwerkingtreding van de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens.

B. BELEIDSVERSLAG

3. TABEL BUDGETTAIRE GEVOLGEN VAN BELEID

4. DE ARTIKELEN

Artikel 1. Raad van State

1. Algemene beleidsdoelstelling

De Raad van State stelt zich ten doel om als adviseur voor wetgever en bestuur en als hoogste algemene bestuursrechter bij te dragen aan behoud en versterking van de democratische rechtsstaat. Daarbinnen wil hij bijdragen aan de eenheid, legitimiteit en kwaliteit van het openbare bestuur en aan de rechtsbescherming van de burger.

De Grondwet en de Wet op de Raad van State vormen het wettelijk kader, waarbinnen de Raad van State zijn taken verricht. Het Statuut voor het Koninkrijk der Nederlanden vormt de grondslag voor zijn werkzaamheden als Raad van State van het Koninkrijk.

2. Speerpunten

De Raad als organisatie

De behandeling van het voorstel tot wijziging van de Wet op de Raad van State in de Tweede Kamer is afgerond. Er wordt gerekend op inwerkingtreding in de tweede helft van 2009.

Terugkoppeling

Op 20 februari 2008 heeft de Raad knelpunten die hij in zijn hoedanigheid van bestuursrechter had geconstateerd, teruggekoppeld aan de regering.

Kennis

De voor het werk van de Raad benodigde kennis over de democratische rechtsstaat is verder opgebouwd. Die opbouw heeft vooral plaatsgevonden op basis van onderzoeksprojecten over de Grondwet en motivering bij rechtsvorming.

Het zogenoemde kennisdomein (een intranetpagina waarop interne en externe kennis wordt gepubliceerd) over Europa is inmiddels operationeel. Met de ontwikkeling van een kennisdomein over de democratische rechtstaat is een begin gemaakt.

Kwaliteit

In 2008 is een onderzoek afgerond over de constitutionele toetsing in het wetgevingstraject en is een begin gemaakt met een onderzoek naar motivering bij rechtsvorming. De resultaten van deze onderzoeken kunnen een bijdrage leveren aan de verhoging van de kwaliteit van onderscheidenlijk de adviezen en de uitspraken van de Raad. Verder heeft de Universiteit van Tilburg een onderzoek verricht naar de kwaliteit van het beleidsanalytische onderdeel van wetgevingsadviezen van de Raad van State, getoetst aan de hand van ex post evaluaties.

Het aspect motivering is op de derde «dag van de Raad» aan de orde geweest. Dat zal in 2009 resulteren in een eindrapport met concrete voorstellen.

Personeelsbeleid staatsraden

In het licht van permanente educatie zijn verschillende actualiteitencursussen georganiseerd, gericht op bijhouden van kennis. Zo is er een jaarlijks terugkerende studiemiddag samen met Centrale Raad van Beroep, College van Beroep voor het bedrijfsleven en Hoge Raadgehouden. Het thema was de toetsing van punitieve sancties. Daarnaast is er een grootschalige cursus opgezet rond de nieuwe Wet ruimtelijke ordening.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

In vergelijking met de vastgestelde ontwerpbegroting zijn de gerealiseerde verplichtingen circa € 5 mln. hoger en de uitgaven circa € 3,9 mln. hoger.

Bij gelegenheid van de Voorjaarsnota zijn op het begrotingsartikel van de Raad de verplichtingen- en kasraming met € 5 mln. verhoogd. Van dit bedrag was € 4,0 mln. bestemd voor de fase I van de nieuwbouw. De raming voor uitgaven aan Hoger Beroep Vreemdelingenzaken is bij Voorjaarsnota per saldo met € 0,4 mln. verhoogd.

Bij gelegenheid van de Najaarsnota is het bedrag (€ 1,2 mln.) van de loon- en prijscompensatie aan de raming toegevoegd en zijn er neerwaartse bijstellingen geweest als gevolg van het Informatieplan (€ 1,0 mln.), de nieuwbouw (€ 0,7 mln.). Ten slotte is de begroting verlaagd met een bedrag van € 0,33 mln. als bijdrage in de kosten van het Rijksbreed geldend contract voor het openstellen van juridische documentatie. Na deze mutaties resteerde bij Najaarsnota een begrotingsstand van € 53,8 mln. (uitgaven en verplichtingen). De gerealiseerde uitgaven zijn circa € 0,3 mln. lager dan de stand Najaarsnota. Dit betreft voornamelijk uitgaven aan asieldeel. Als gevolg van een daling in het aantal afgedane HBV-zaken. Er zijn minder vreemdelingen in hoger beroep gegaan dan geraamd.

De in het verslagjaar gerealiseerde verplichtingen overschrijden deze begrotingsstand met € 0,8 mln. Dit is het gevolg van een verplichting met de Rijksgebouwendienst die in 2008 is aangegaan voor het gebruikersaandeel van de Raad in fase II van de nieuwbouw.

De oorspronkelijke ontvangstenraming was gedurende de begrotingsuitvoering reeds verhoogd met € 0,14 mln., te ontvangen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor samenwerking van de Afdeling bestuursrechtspraak met het Gemeenschappelijk Hof van de Antillen en Aruba, € 0,4 mln. voor griffierechten en € 0,6 mln. voor doorberekening van personele uitgaven van gedetacheerd personeel van de Raad. Per saldo was de stand Najaarsnota van de ontvangsten € 2,6 mln. Uiteindelijk zijn de ontvangsten, als gevolg van het in 2008 nog niet volledig doorberekenen van de kosten van samenwerking met het Gemeenschappelijk Hof, onder deze raming geëindigd.

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Advisering

Het relatief grote verschil tussen het aantal ingekomen en afgedane zaken (39) wordt verklaard door een piek van instroom in de maand december van het verslagjaar.

Bestuursrechtspraak

Binnen Kamer 2 (Milieu) is sinds enige jaren sprake van een dalende trend in de instroom van zaken. Voor zover het gaat om hoofdzaken is de oorzaak dat steeds meer (voorheen) vergunningplichtige inrichtingen onder een algemene maatregel van bestuur vallen en geen vergunning meer nodig hebben. Voor zover het verzoeken om voorlopige voorzieningen betreft is de daling onder meer te danken aan de kortere gemiddelde doorlooptijd van hoofdzaken, in vergelijking met de doorlooptijden van 10 jaar geleden.

¹ Inclusief vreemdeling gerelateerde zaken (zogeheten V6 zaken).

5. De bedrijfsvoeringsparagraaf

1. Financiële rechtmatigheid

In 2008 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.

2. Financieel- en materieel beleid en de daarvoor bijgehouden administraties

Ook in 2009 zal de Raad blijven werken aan het verder bruikbaar maken van het financieel beheer, ten behoeve van sturing en verantwoording. Hiervoor zal in de loop van 2009 een start worden gemaakt met de tweede fase van het Verbeterplan Financieel Beheer.

3. Overige aspecten

In 2006 is het Informatieplan voor de Raad van State vastgesteld. Dit plan is de komende jaren richtinggevend voor de inrichting van de informatievoorziening die het primair proces van de Raad ondersteunt. Meerjarige investeringen in systemen en organisatie zijn noodzakelijk om de informatievoorziening in overeenstemming te brengen met de gewenste eisen op het terrein van kwaliteit, doelmatigheid en effectiviteit.

Met het oog op de toekomstige aansluiting van de Raad bij P-Direkt (de gebundelde personeels- en salarisadministratie van de Rijksoverheid) is in 2008 binnen de Raad voor een aantal personele processen zelfbediening voor leidinggevenden ingevoerd. Ook is de Raad gebruik gaan maken van enkele nieuwe diensten van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, vooruitlopend op de komst van P-Direkt. Mede als gevolg van gebrek aan eensluidende inzichten in interdepartementaal overleg blijft de voorgenomen bundeling van administraties, waaronder de aansluiting van de Raad bij deze samenwerking, een moeizaam proces.

Artikel 2. Algemene Rekenkamer

1. Algemene beleidsdoelstelling

De Algemene Rekenkamer heeft als doel het rechtmatig, doelmatig, doeltreffend en integer functioneren van het Rijk en de daarmee verbonden organen te toetsen en te verbeteren. Daarbij toetst zij ook de nakoming van verplichtingen die Nederland in internationaal verband is aangegaan. Zij voorziet daartoe de regering, de Staten-Generaal en degenen die verantwoordelijk zijn voor de gecontroleerde organen van op onderzoek en onderzoekservaring gebaseerde informatie. Deze informatie bestaat uit onderzoeksbevindingen, oordelen en aanbevelingen over organisatie, beheer en beleid en is in beginsel publiek toegankelijk. Daarnaast is het haar verantwoordelijkheid om een bijdrage te leveren aan goed openbaar bestuur door kennisuitwisseling en samenwerking in binnen- en buitenland.

De Grondwet draagt de Algemene Rekenkamer op de ontvangsten en uitgaven van het Rijk te onderzoeken (artikel 76). In de Grondwet is ook geregeld dat bij wet andere taken aan de Algemene Rekenkamer kunnen worden opgedragen. De taak om de ontvangsten en uitgaven van het Rijk te onderzoeken heeft van oudsher vooral vorm gekregen in het rechtmatigheidsonderzoek. Geleidelijk aan is ook de doelmatigheid en doeltreffendheid van het rijksbeleid in het onderzoek van de Algemene Rekenkamer betrokken.

De Algemene Rekenkamer bepaalt jaarlijks zelfstandig het onderzoeksprogramma. Ook bepaalt de Algemene Rekenkamer zelf wat daarvan openbaar wordt gemaakt. De Algemene Rekenkamer doet onderzoek bij de rijksoverheid, bij zelfstandige organisaties die met publiek geld een publieke taak uitvoeren en bij particulieren, bedrijven en overheden die Europese subsidies ontvangen.

De Algemene Rekenkamer ziet het als haar taak om Tweede Kamerleden te voorzien van bruikbare en relevante informatie. Daarmee kunnen zij bepalen of het beleid van een minister rechtmatig, doelmatig en doeltreffend is uitgevoerd. Het doel van het onderzoek is niet alleen om kritische rapporten te schrijven, maar ook om samen met anderen een bijdrage te leveren aan oplossingen en ontwikkelingen om op die manier bij te dragen aan goed openbaar bestuur. Deze taak en doelstelling zijn uitgewerkt in de strategie voor de periode 2004–2009: Presteren en functioneren van het openbaar bestuur. Centraal in deze strategie staan enkele kenmerken van goed openbaar bestuur zoals de Verenigde Naties die hebben benoemd. Op basis van onze wettelijke taak rekenen wij vier van deze criteria voor goed bestuur tot ons domein. Dit zijn: «transparantie», «publieke verantwoording», «effectiviteit en efficiëntie» en «vraaggerichtheid». Deze vier criteria hebben wij vertaald in twee «pijlers», die samen het fundament vormen van onze strategie: «functioneren van het openbaar bestuur» en «presteren van het openbaar bestuur». Beide pijlers zijn voor de lopende strategische periode de basis voor onze uitspraken en onze activiteiten. In 2005 hebben wij dit kader verder uitgewerkt in de brochure «Essentialia van goed openbaar bestuur». In 2009 zal de Algemene Rekenkamer voor de periode 2010-2015 haar nieuwe strategie vaststellen.

2. Speerpunten

Binnen de pijler «functioneren van het openbaar bestuur» wordt vooral aandacht geschonken aan verantwoording en toezicht. In 2008 zijn op het gebied van het functioneren van het openbaar bestuur 37 publicaties gerealiseerd, waaronder 2 handreikingen (Besturen op afstand in beeld en Kaders voor toezicht en verantwoording) en een studierapport (Signaleren van fraude).

Het onderzoek naar de pijler «presteren» richt zich vooral op de aansluiting tussen beleid en uitvoering. Op dat gebied zijn in 2008 22 onderzoeken gepubliceerd (waaronder 5 terugblikken op publicaties in eerdere jaren).

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

De uitgavenbegroting van de Algemene Rekenkamer is met de eerste en tweede suppletoire begrotingswet verhoogd. Er is sprake van een onderuitputting. Enkele eerder voorziene uitgaven in het kader van de uitvoering van onderzoek en van internationale activiteiten zijn uitgesteld tot 2009.

De ontvangstenbegroting is bijna geheel gerealiseerd. Het tekort hangt samen met kleine tegenvallers in de ontvangsten uit internationale activiteiten zoals een lagere dollarkoers en enkele niet declarabele meerkosten en met het late moment van betaling door de ondersteunde instellingen.

3b. Beleidsmatige toelichting

Een uitgebreide uitwerking van de samenhang tussen doelstellingen, prestaties en kosten staat in het Verslag 2008 van de Algemene Rekenkamer, dat is uitgebracht op 26 maart 2009. De volgende tabel geeft een samenvattend overzicht van de in het werkprogramma 2008 opgenomen projecten en de realisatie daarvan. De kosten hebben betrekking op de projecten die in 2008 zijn afgerond.

* het aantal dagen dat in totaal in 2008 en in voorgaande jaren aan de desbetreffende afgeronde projecten is gepland en besteed.

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Kostenbeheersing onderzoeksprojecten

De ontwikkeling in de beheersing van de kosten, uitgedrukt in dagen, van afgeronde projecten, laat het volgende beeld zien:

De beheersing van de kosten van projecten is ten opzichte van 2007 over de hele linie verbeterd.

Extern gefinancierde internationale projecten

De Algemene Rekenkamer hanteert voor de ondersteuning van zusterorganisaties en voor de audits bij internationale organisaties de eis dat deze minstens kostendekkend moet zijn. Voor de dekking van de personeelskosten worden de voor dienstverlening buiten de rijksoverheid geldende tarieven van de minister van Financiën gehanteerd. Voor de reis- en verblijfskosten hanteert de Algemene Rekenkamer de richtlijnen van de minister van Binnenlands Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze tarieven vormen het uitgangspunt bij de offertestelling voorafgaand aan een project. De volgende tabel geeft aan in hoeverre de extern gefinancierde internationale projecten ook daadwerkelijk kostendekkend zijn geweest. Het betreft hier de personeelskosten en de reis- en verblijfskosten van projecten die in 2008 zijn afgerond.

* personeelskosten en reis- en verblijfkosten in 2008 en voorgaande jaren

Gemiddeld genomen zijn deze afgesloten projecten voor 90% kostendekkend geweest. Koersverschillen en de niet declarabele dagen voor studievisits zijn hiervan de belangrijkste oorzaken.

Afrosai-E

De Algemene Rekenkamer is sinds 1997 betrokken bij de ontwikkeling van zusterinstellingen in de Engelstalige Afrikaanse landen (Afrosai-E). Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft van meet af aan deze activiteiten gesteund in het kader van het streven naar «goed bestuur». In 2005 is Afrosai-E een staande organisatie geworden die zich inzet voor de institutionele ontwikkeling van de rekenkamers in de regio. Er zijn permanente activiteiten georganiseerd voor de ontwikkeling van wet- en regelgeving, methoden en standaards, collegiale toetsing en trainingsprogramma’s.

Afrosai-E wordt momenteel grotendeels gefinancierd door middel van zogenaamde «basketfunding» waarin naast Nederland ook Zweden bijdraagt. De financiële verantwoording en de accountantscontrole vinden plaats voor de organisatie als geheel.

In 2007 liep de overeenkomst voor projectsteun tussen het ministerie van Buitenlandse Zaken en Afrosai-E af. Zowel het ministerie van Buitenlandse Zaken als de Algemene Rekenkamer vond dat de Afrosai-E verdere steun verdiende van Nederland. Het ministerie van Buitenlandse Zaken achtte het efficiënter als verdere steun aan Afrosai-E voortaan via de begroting van de Algemene Rekenkamer zou lopen. De Algemene Rekenkamer heeft de voor- en nadelen van dit voorstel afgewogen en is akkoord gegaan met deze constructie. Daartoe heeft er bij tweede suppletoire begrotingswet 2007 een begrotingsoverheveling plaats gevonden van het ministerie van Buitenlandse Zaken naar de Algemene Rekenkamer.

Het bedrag van € 840 000 dat het ministerie van Buitenlandse Zaken in de periode 2007–2010 in tranches overhevelt naar de begroting van de Algemene Rekenkamer, wordt als volgt aangewend:

* personeelskosten en reis- en verblijfkosten.

Met de rechtstreekse financiering door de Algemene Rekenkamer is er een rechtstreekse subsidierelatie met Afrosai-E. In september 2007 heeft de Algemene Rekenkamer een bijdrage-overeenkomst met Afrosai-E afgesloten, naar een model van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Hierin zijn ondermeer de onafhankelijke accountantscontrole en de eventuele terugbetalingsverplichtingen bij niet gebruikte subsidies geregeld.

Vanwege dit voor de Algemene Rekenkamer bijzondere arrangement, heeft de Algemene Rekenkamer in overleg met het Audit-comittee besloten, de interne accountant te vragen ieder jaar de rechtmatigheid en het financieel beheer van de uitgaven te beoordelen. Dit oordeel wordt meegenomen in de review van de Rijksauditdienst op het werk van de interne accountant.

De kosten voor de Algemene Rekenkamer lagen in 2008 hoger dan bij de aanvang van het project was voorzien. Dit is veroorzaakt doordat enkele activiteiten die voor 2009 en 2010 waren voorzien al in 2008 zijn uitgevoerd.

Opleidingskosten

Het opleidingsprogramma van de Algemene Rekenkamer is gericht op permanente ontwikkeling van de deskundigheid (kennis, vaardigheden en competenties) van onze medewerkers. In 2008 is vooral geïnvesteerd in opleidingen gericht op inspirerend en coachend leiderschap. Daarnaast is er geïnvesteerd in de versterking van inhoudelijke kennis en vaardigheden. De hoge instroom van medewerkers in 2008 heeft ertoe geleid, dat er meer leerkringen zijn gestart dan het voorgaande jaar. Voor de nieuwe medewerkers lag de nadruk op intervisie en mentorschap.

In 2008 is voor het ontwikkelen en volgen van in- en externe opleidingen € 587 757 uitgegeven. Hiervan is € 429 196 besteed aan de uitvoering van het collectieve opleidingsprogramma en € 158 561 aan het volgen van externe opleidingen. De totale tijdsinvestering voor het volgen van opleidingen in 2008 was 13 108 uur, hetgeen neerkomt op 2,3% van de beschikbare arbeidstijd.

5 Topinkomens en bestuurskosten

Een uitgebreide toelichting op de bezoldiging van de president en leden van de ambtelijke top staat in het Verslag 2008 van de Algemene Rekenkamer, dat is verschenen in maart 2009. De organisatie maakt kosten voor de faciliteiten die het college nodig heeft voor de uitvoering van het ambt. Dit zijn de bestuurskosten. Ook daarvoor wordt verwezen naar het verslag 2008.

6 De bedrijfsvoeringsparagraaf

Mededeling

In het begrotingsjaar 2008 is op een gestructureerde wijze aandacht besteed aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Mede op basis van een geactualiseerde risicoanalyse van het instituut heeft de Algemene Rekenkamer een keuze gemaakt in de in te zetten instrumenten van sturing en beheersing.

Rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering is rechtmatig verlopen. De naleving van de regelgeving voor Europese aanbestedingen en de kwaliteit van de personeelsuitgaven hebben daarin bijzondere aandacht gekregen. De uit voorgaande jaren daterende contracten voor twee groepen uitgaven (Internet/Intranet en Drukwerk van rapporten en brochures) voldeden niet aan de Europese aanbestedingsregels. Het totaalbedrag aan daarmee samenhangende onrechtmatige uitgaven bedraagt € 224 000. Dat bedrag blijft overigens binnen de tolerantiegrens. Europese aanbestedingsprocedures voor beide groepen uitgaven zijn inmiddels succesvol afgerond. Daarmee voldoet de Algemene Rekenkamer begin 2009 aan de EU-aanbestedingsregels. De bewaking op het naleven van die regels zal worden voortgezet zodat de Algemene Rekenkamer er blijvend aan voldoet. Uit onderzoek met een belastingdeskundige is gebleken dat de Algemene Rekenkamer per saldo geen omzetbelasting hoeft af te dragen over haar internationale activiteiten, zoals we in 2007 verwachtten te moeten doen.

Financieel beheer en materieelbeheer

De inzet van de beheersinstrumenten heeft in het verslagjaar 2008 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen van het financieel en materieel beheer. De interim rapportage van de interne accountant toonde aan dat aan nagenoeg alle actiepunten en adviezen opvolging is gegeven. Toch is er nog een aantal verbeterpunten. De belangrijkste hiervan zijn:

– Personeelsuitgaven

  De uitvoering van de salarisadministratie is sinds jaar en dag in handen van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Sinds 1 januari 2008 maakt het ministerie hiervoor gebruik van een nieuw geautomatiseerd informatiesysteem. De Algemene Rekenkamer is voornemens om in samenwerking met de uitvoerende diensten en de departementale auditdienst van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en in aanvulling daarop met interne controles de eigen zekerheid over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van betalingen te versterken.

– Tijdigheid betaling crediteuren

  Het betaalgedrag van de Algemene Rekenkamer is ten opzichte van 2007 niet veel verbeterd. De norm voor 2008 was dat ten minste 85% van de betalingen binnen dertig dagen na factuurdatum moet zijn verricht. In 2008 is 78% van de betalingen op tijd en 22 % niet op tijd verricht. In 2007 was 26% niet op tijd.

– Managementinformatie- en control

  Het huidige financiële systeem is niet sterk in het genereren van managementinformatie. Het ondersteunt daardoor in onvoldoende mate de beheersing van de begrotingsrealisatie, de bewaking van de naleving van de Europese aanbestedingsregels en van de tijdigheid van de betaling van crediteuren. In 2009 wordt bezien of het financiële systeem moet worden aangepast dan wel vernieuwd. Daarmee kan ook de toezichtfunctie van de afdeling FEZ worden versterkt.

De besprekingen met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over de vernieuwing van de wettelijk voorgeschreven beheersafspraken tussen de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Hoge Colleges van Staat over het beheer van de begroting verkeren in een afrondende fase. Naar verwachting zullen deze in 2009 succesvol worden afgerond.

Niet-financiële beleidsinformatie

De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2008 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar. Wel is duidelijk dat er ruimte is voor verdere verbetering van de projectbeheersing.

Risicoanalyse en in control statement

Het managementteam heeft de risicoanalyse van het instituut vernieuwd en de intern gebruikte in control statement daarop aangepast. In 2009 zal de Algemene Rekenkamer de strategie voor de periode 2010 – 2015 vaststellen. In dat kader zal ook worden bezien met welke aanvullende beheersmaatregelen gesignaleerde risico’s verder kunnen worden gereduceerd.

Reorganisatie

De reorganisatie van de onderzoeksdirecties is afgerond. Uit intern onderzoek is gebleken dat er geen noodzaak was de structuur van stafdirecties aan te passen.

Artikel 3. De Nationale Ombudsman

1. Algemene beleidsdoelstelling

In artikel 78a van de Grondwet is vastgesteld dat er een Nationale Ombudsman is. In de Wet Nationale Ombudsman zijn de institutionele regels opgenomen. De Algemene wet bestuursrecht geeft de procedurele kaders van het handelen door de Nationale ombudsman.

De missie van de Nationale Ombudsman is de burger te beschermen tegen onbehoorlijk overheidsoptreden. De Nationale ombudsman dient een gezaghebbend instituut te zijn met deskundigheid over behoorlijk handelen op alle overheidsterreinen, is onafhankelijk en draagt oplossingen aan. Ook daagt de Nationale Ombudsman de overheid uit om te leren van klachten en werkt aan herstel van vertrouwen van de burger in de overheid. Hij doet dat op basis van klachten van burgers en uit eigen beweging. Verder ontwikkelt hij relevante kennis en draagt die uit.

2. Speerpunten

Het verbeteren van de relatie met de verzoekers, zodat zij de acties van de Nationale Ombudsman als persoonlijk en doeltreffend ervaren.

Het vergroten van de effectiviteit jegens bestuursorganen.

Het verder bekorten van de doorlooptijd van onderzoek op verzoek, vooral in die zaken die in een rapport uitmonden.

Het versterken van de kennisfunctie van de Nationale ombudsman.

Het afronden van de verbetering van besturing en organisatie van het Bureau Nationale Ombudsman.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

Ten opzichte van de ontwerpbegroting 2008 is het budget verhoogd met de eerste en tweede suppletoire begrotingen. Er zijn incidentele budgetten gehonoreerd voor het project duidelijke taal, aanpassing huisvesting, het project ICT, communicatie en internationale contacten, waaronder ook het BES project. Structurele ophoging is gehonoreerd voor uitbreiding van de formatie, opleiding en training personeel en voor het houden van een jaarlijks tevredenheidonderzoek. Ook het resterende budget voor klachtafwikkeling decentrale overheden is bij Najaarsnota toegevoegd.

Op totaalniveau is het budget van de Nationale Ombudsman volledig uitgeput. Op het reguliere budget is meer uitgegeven. De overschrijding van het budget lagere overheden wordt veroorzaakt door een structureel te laag budget. Om dit budget te verhogen is een tariefswijziging voorgesteld en goedgekeurd door de Raad van State.

3b. Beleidsmatige toelichting

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Het aantal ontvangen klachten is in 2008 vrijwel gelijk gebleven ten opzichte van 2007. In 2008 zijn 13 073 klachten ontvangen. De daling die in 2007 is geconstateerd heeft zich niet verder doorgezet en is beperkt gebleven tot 1%. Daarnaast zijn 20 692 mondelinge klachten ontvangen. Deze zijn ten opzichte van het vorige jaar gedaald met 15%. Een algemene constatering is dat de te behandelen klachten over het geheel complexer zijn. Omdat meer sprake is van ketenproblematiek en omdat de klachtafhandeling bij de bestuursorganen is verbeterd, waardoor de meer complexe klachten bij de Nationale Ombudsman terecht komen.

In 2008 zijn 13 102 klachten afgewikkeld. 13% van de ontvangen klachten heeft geen betrekking op de overheid. 52% van de ontvangen klachten betreft de overheid maar ligt niet op het terrein van de Nationale Ombudsman. In al die gevallen wijst de ombudsman de burger de juiste weg met adequate doorverwijzing, het geven van informatie of een toelichting. Het percentage van deze klachten is met 5% afgenomen.

In 2008 is hard gewerkt aan een effectievere aanpak van afwikkeling van klachten. Een voorbeeld hiervan is dat iedere indiener van een klacht telefonisch wordt benaderd of in een persoonlijk gesprek wordt gevraagd om zijn klacht toe te lichten. Vervolgens wordt de aanpak gekozen die het meest effectief is. In 89% van alle af te wikkelen klachten is gekozen voor interventie. Dat is 30% meer dan vorig jaar.

Bij deze werkwijze zoekt de Nationale Ombudsman direct contact met het bestuursorgaan om te kijken of het probleem van de burger kan worden opgelost.

In 2008 zijn 322 rapporten opgeleverd. 5% minder dan vorig jaar. De doorlooptijd is aanzienlijk bekort. De gemiddelde doorlooptijd is afgenomen met 56 dagen. Dat is een verbetering van 14%. De gemiddelde doorlooptijd is nu 355 dagen.

* Inclusief klachten die door de Nationale ombudsman zijn doorgeleid naar bestuursorganen ter behandeling in hun interne klachtprocedures en die door de Nationale ombudsman gevolgd worden.

Voor verdere informatie wordt verwezen naar het Jaarverslag 2008 van de Nationale Ombudsman.

4.1 Reguliere klachten

Op verzoek van burgers zijn 11 245 klachten onderzocht. De kosten hiervoor waren € 8 821 000. De meest in het oogspringende klachten gingen over het Centraal Administratiekantoor Bijzondere Ziektekosten, de kredietcrisis en het Elektronisch patiëntendossier. Het afgelopen jaar is sprake geweest van een andere intern zakelijke, maar wel persoonlijke aanpak van klachtafwikkeling.

4.2 Klachten Lagere Overheden

Burgers kunnen zich tot de Nationale Ombudsman wenden met klachten over decentrale overheden, die niet zelf over een ombudsvoorziening beschikken. Het betreft ongeveer de helft van de gemeenten van Nederland en hun gemeenschappelijke regelingen, alle provincies en waterschappen. De Nationale Ombudsman vraagt voor het behandelen van de klachten een kostendekkende bijdrage aan de decentrale overheden. Sinds 2006 is dat bedrag opgesteld volgens een stelsel van een vaste bijdrage per inwoner. Gebleken is dat het huidige tarief de kosten niet dekt. De voorgestelde tariefswijziging is goedgekeurd door de Raad van State en is in januari 2009 gepubliceerd in het Staatsblad.

In 2008 zijn 1 857 klachten onderzocht die betrekking hadden op decentrale overheden. De doorberekende kosten waren € 1 753 000. Dat komt neer op € 944 per klacht. Dat is een daling van € 107 per klacht ofwel een daling van 10%. Er is nog steeds sprake van een stijging van klachten. Het afgelopen jaar is het aantal behandelde klachten gestegen met 11%.

4.3 Onderzoek

In november is voor het projectmatig uitvoeren van de grotere onderzoeken uit eigen beweging een speciaal team ingericht, team Grootschalig Onderzoek. Dit jaar zijn vijf onderzoeksprojecten afgerond met het uitbrengen van een openbaar rapport: VROM audit 2007, Feyenoord-Ajax 2006, Burgerbrieven Rijk 2007, Jeugdreclassering Pascal Keijzer en Zoekgeraakte documenten. De projecten Schadevergoeding door het Rijk en VROM audit 2008 lopen nog door, en worden in het eerste kwartaal van 2009 afgerond met een rapport. Het project «Van sorry tot schadevergoeding» is tussentijds beëindigd. Verder is oriënterend onderzoek ingesteld naar een tiental andere onderwerpen; deze onderzoeken zijn beëindigd nadat tussentijds al een bevredigend resultaat was behaald of nadat was gebleken dat een onderzoeksproject niet nodig was. Aan het eind van 2008 is begonnen met de projecten Hulpverlening door Defensie aan (ex)militairen met PTSS en Inspraak bij decentrale overheden.

4.4 Communicatie

De Nationale Ombudsman voert een actief voorlichtingsbeleid om iedereen in Nederland bekend te maken met zijn bestaan. Iedereen die denkt de Nationale Ombudsman nodig te hebben, moet hem kunnen vinden en bekend zijn met zijn taak. De Ombudsman hecht eraan dat zoveel mogelijk wordt voorkomen dat mensen vergeefs contact zoeken en, als dat toch gebeurt, mensen de juiste weg wordt gewezen.

Om de vindbaarheid in 2008 op peil te houden is een publiekscampagne gevoerd, waar inzet van radio, internet en huis-aan-huisbladen centraal stond. Aanvullende (campagne)informatie werd mensen gegeven via de website en bij het front-office. Tijdens de campagneperiode hebben meer mensen telefonisch contact gezocht en is het bezoek aan de website met ruim 20% toegenomen.

Aansluitend op de publiekscampagne heeft de Nationale Ombudsman zich actief gericht op voor het publiek relevante (rechts)hulpverlenende instanties via nieuwsbrieven en voorlichtingsbijeenkomsten. Ook via intensieve persvoorlichting wordt beoogd de bekendheid en vindbaarheid van de Nationale Ombudsman op peil te houden.

Bij de aanstelling van de Nationale Ombudsman heeft de Tweede Kamer aangegeven dat hij zichtbaar moet zijn door zich te mengen in maatschappelijke discussies. Het publiciteitsbeleid vervult daar een rol in, evenals optredens en lezingen door de Nationale ombudsman. Belangrijke relatiegroepen in de politieke en bestuurlijke omgeving ontvangen sinds 2008 een digitale nieuwsbrief.

4.5 Internationale ontvangsten

De Nationale ombudsman heeft dit jaar zijn buitenlandbeleid opnieuw vastgesteld. Naar aanleiding van de ervaringen van de afgelopen jaren werd duidelijk dat daaraan behoefte was. Het uitgangspunt is onveranderd gebleven: de Nationale ombudsman wil de kennis en ervaring die hij heeft opgedaan sinds zijn oprichting in 1982, inzetten om pas opgerichte ombudsmannen in jonge democratieën te ondersteunen. De voornaamste reden hiervoor is dat het bestaan van een ombudsmaninstituut in een jonge democratie als een belangrijk element voor de verdere ontwikkeling van een land wordt gezien door onder andere de Europese Unie, de Raad van Europa en de Nederlandse regering. Uitgangspunt van de samenwerking is dat er niet één ombudsmanmodel is, maar dat het instituut vele vormen kan hebben. Het gaat dan ook niet om het overbrengen van het Nederlandse ombudsmodel. In de samenwerking gaat het om de ideale vorm voor het instituut in dat bepaalde land of regio te vinden, zonder de fundamentele kenmerken van het instituut aan te tasten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volledige onafhankelijkheid van het instituut. Belangrijke verandering is dat de organisatie als geheel meer betrokken is bij de internationale activiteiten en beter kan profiteren van de opgedane ervaring.

De Nationale ombudsman heeft dit jaar het project met zijn Roemeense collega afgerond. Het project met de Bulgaarse ombudsman werd dit jaar officieel met een eindseminar afgesloten. Nu er echter nog een aantal onderwerpen is dat nog niet volledig is afgerond, heeft de Nationale ombudsman, op expliciet verzoek van de Bulgaarse collega, een verzoek tot een verlenging van het project met zes maanden ingediend bij de Economische Voorlichtingsdienst. Een bijzonder moment was de gunning van een Twinning projectvoorstel met de Servische ombudsman aan een consortium van de Nationale ombudsman als junior en de Griekse ombudsman als senior. Het project zal in het voorjaar van 2009 van start gaan.

5. De Bedrijfsvoeringsparagraaf

In de bedrijfsvoeringparagraaf wordt aandacht besteed aan:

1. Financiële rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering is in het algemeen rechtmatig verlopen. Dat neemt niet weg, dat spanning is geconstateerd met de doorlopen inkoopprocedures. Per saldo gaat het om € 0,1 mln. aan onrechtmatigheden en € 0,05 mln. aan onzekerheid omtrent rechtmatigheid. Het betreft het niet tijdig verlengen van contracten.

2. Totstandkoming (niet financiële) beleidsinformatie

Voor de totstandkoming van de (niet financiële) beleidsinformatie wordt gebruik gemaakt van diverse systemen. De huidige systemen doen waarvoor ze zijn ingericht en volgen elke klacht. De systemen worden gebruikt voor het vergaren van informatie voor het Jaarverslag, incidentele verslagen en voor maandelijkse managementrapportages.

3. Financieel- en materieel beleid de daarvoor bijgehouden administraties

In 2008 is gewerkt om de bedrijfsvoering op orde te brengen conform de baseline financieel en materieel beheer. Dit wordt het komende jaar voortgezet. Specifieke aandachtspunten hierbij zijn de verantwoording van subsidies, goed inkopen en planning en control.

4. Overige aspecten

Organisatieontwikkelingen

In 2008 heeft de Nationale Ombudsman een opdracht uitgevoerd om te komen tot een goede normering en optimalisering van het primair proces. Dit project verkeert momenteel in de afrondende fase. Hierdoor wordt de benodigde formatie en normering van het primaire proces transparant. Verder kunnen intern beter afspraken worden gemaakt.

Ook heeft de Nationale Ombudsman haar organisatieontwikkeltraject voortgezet. Door middel van een Doel Inspanningen Netwerk (DIN) is in kaart gebracht welke activiteiten met voorrang moeten worden uitgevoerd om haar doel te bereiken. Het doel is om van de Nationale Ombudsman een conflictoplossende organisatie te maken tussen burgers en overheid. Het continu ontwikkelen van behoorlijkheid is het uitgangspunt, zowel voor het functioneren van de eigen professionals en de organisatie als voor de overheidsinstanties. Dit gaat zij doen door professioneler en kennisgerichter te werken, transparanter en dienstverlenender te zijn, en gebruik te maken van gerichtere beïnvloeding. De uitvoering van dit traject is gestart, maar zal doorlopen in 2009.

Bovenstaande trajecten hebben veel losgemaakt bij de medewerkers van de Nationale Ombudsman. Door diverse redenen waaronder ook de verzakelijking van de organisatie is sprake van een grotere uitstroom van personeel. De Nationale Ombudsman neemt de medewerkertevredenheid zeer serieus en heeft daarom veel tijd besteed in 2008 aan het verbeteren van deze medewerkertevredenheid.

Aandachtspunten bedrijfsvoering

In 2008 is onderzocht of de Nationale Ombudsman op het gebied van informatiebeleid op de toekomst is voorbereid. Het onderzoek verkeert in de afrondende fase. Het is duidelijk dat de organisatie zich zal moeten aanpassen om transparanter, efficiënter en effectiever te kunnen werken, de mate waarin zal worden uitgewerkt na afronding van het onderzoek.

De Administratieve Organisatie (AO) van de organisatie heeft veel aandacht gekregen. Het primaire proces is uitgebreid onder de loep genomen en gaat in 2009 leiden tot verdere standaardisering daar waar wenselijk. Diverse bedrijfsvoeringprocessen zijn versterkt. Met de komst van de controller is het belang van een goed werkende AO verankerd binnen de organisatie.

Binnen de organisatie is te weinig financiële armslag en formatieruimte beschikbaar voor bedrijfsvoering. Er is het afgelopen jaar hard gewerkt aan de verbetering van de reguliere werkzaamheden. Door de beperkte bezetting op diverse processen binnen de bedrijfsvoering is deze te kwetsbaar en is continuïteit van de processen niet gewaarborgd.

De huidige structuur rondom mandaten en volmacht werken conform besluit, maar behoeven aanpassing aan de veranderde organisatiestructuur.

Op het terrein van inkopen wordt zoveel mogelijk aangehaakt bij EU-aanbestedingen elders binnen de Rijksoverheid.

Artikel 4. Kanselarij der Nederlandse Orden

De Kanselarij der Nederlandse Orden ondersteunt het Kapittel voor de Civiele Orden en het Kapittel der Militaire Willems-Orde bij hun advisering over de voorstellen tot decoratie. Tevens wordt zorggedragen voor het beheer van de versierselen van de onderscheidingen en voor de correcte verzending ervan aan de ministeries voor doorzending aan degenen die ze uitreiken. Er worden registers aangehouden van in het Koninkrijk der Nederlanden onderscheiden personen en in de persoon van de Kanselier der Nederlandse Orden worden de zuiverheid en waardigheid van de Orden bewaakt. De taken van de Kanselarij der Nederlandse Orden vloeien rechtstreeks voort uit de taken van de Kanselier der Nederlandse Orden en de regelgeving met betrekking tot de genoemde Kapittels en de onderscheiden Orden.

2. Speerpunten

Het digitaliseringsproject Daisy I functioneert. Alle gemeenten en provincies zijn aangesloten. Daisy II (Dekor II) heeft in de planning van de bouw vertraging opgelopen door enerzijds extra complicaties in de programmering en anderzijds door het aandienen van nieuwe componenten die noodzakelijk bleken en die niet voldoende in het Functioneel Ontwerp waren uitgewerkt. Als uiterste en kritieke datum van oplevering wordt het voorjaar van 2009 genoemd, dit omdat ook Daisy III (koppeling ministeries) voor de zomer van 2009 gepland staat. In dit kader is ook de voorlichtingsreis naar Aruba en de Antillen verplaatst naar eind voorjaar 2009.

In plaats van het eerder genoemde handboek Decoratieverlening is prioriteit gegeven aan het Vademecum dat intern tot stand is gekomen en dat in het bijzonder op de website van het Genootschap van Burgemeesters raadpleegbaar zal zijn. Het uitbrengen in boekvorm wordt nog onderzocht. De voorlichtingsfolder Ere wie Ere toekomt, is in revisie, maar was nog niet concreet genoeg om in 2008 een nieuwe uitgave te drukken. In plaats daarvan is de uitgave Spel(d)regels (draagvolgorde) in belangrijke mate herzien en geactualiseerd. Niet alleen is de gehanteerde taal in het boekje meer toegankelijk gemaakt, ook is meer gebruik gemaakt van herkenbare voorbeelden in foto-opmaak, waarmee aan een brede wens uit de samenleving gehoor is gegeven. De Spel(d)regels wordt naar verwachting eind april 2009 uitgeleverd.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

De begroting van de Kanselarij der Nederlandse Orden had een beginstand van € 3,2 mln. Bij gelegenheid van de 1e suppletore begroting is deze verhoogd met € 0,3 mln. Deze extra middelen waren onder andere bestemd voor de aanvullende kosten Decor II en Daisy III, de voorlichtingsronde Daisy op de Nederlandse Antillen en Aruba en voor apparaatskosten. Een volledige toelichting is opgenomen in de 1e suppletore begroting 2008.

Op het begrotingsonderdeel (4.1) apparaatskosten is sprake van een overschrijding.

Het budget dat beschikbaar was op het begrotingsonderdeel (4.2) decoracties was toereikend in 2008, er werd een beperkte onderuitputting gerealiseerd. Het benodigde budget voor decoraties blijft lastig om te ramen vanwege het grillige verloop in de benodigde versierselen, staatsbezoeken en fluctuaties in de edelmetaalkoers.

3b. Beleidsmatige toelichting

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Na de tweede testvariant van Decor-II bleek dat de oplevering en implementatie niet eerder dan in najaar 2008 zou kunnen plaatsvinden. Tot dat moment was 85% gerealiseerd i.v.m complicaties. De oplevering hiervan wordt verwacht in het voorjaar van 2009. In het afgelopen jaar zijn er verstrekt aan de Politie: 1449 medailles 12,5 jaar, 3428 medailles 25 jaar en 295 medailles voor 40 jaar trouwe dienst. Tot aan de laatste bestelling van 1000 medailles (najaar) stonden er 888 in backorder en dat aantal stijgt. Ten aanzien van het beheer van deze medailles alsmede het beheer van de legpenningen kan worden opgemerkt dat de vraag in zeer ruime mate het aanbod overstijgt. De in eerste aanleg beoogde centrale rol van het NPI/Vts Politie, m.b.t. vergaring en controle van landelijke cijfers (personeelsleden) en uniform medaillebeleid, is nog steeds niet voor 100% van de grond gekomen.

5. De bedrijfsvoeringsparagraaf

1. Financiële rechtmatigheid.

De begrotingsuitvoering is over het algemeen rechtmatig verlopen. Dat neemt niet weg dat er bij het aangaan en doorlopen van verplichtingen spanning is te constateren met de Europese aanbestedingsregels. Per saldo gaat het om € 0,218 mln. aan onrechtmatigheden en onzekerheden.

Daarnaast zijn er voor circa € 0,05 mln. aan overige onrechtmatigheden en onzekerheden.

2.Totstandkoming (niet financiële) beleidsinformatie.

Uit de interne informatiesystemen (w.o. Decor en Snelstart) wordt informatie gegenereerd en vervolgens wordt dit wekelijks behandeld in de vaste vergadering van het Kapittel voor de Civiele Orden, het Managementteam evenals in de afdelingsoverleggen. Deze wijze van informatiebeheersing is ruimschoots voldoende gebleken bij de sturing van de processen. Het Jaarverslag is in overeenstemming met artikel 5 RPE.

3. Financieel- en materieel beleid.

Alle processen zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatiebeschrijving. Na de implementatie van Decor II (2009) zullen enkele werkprocessen worden gewijzigd. Deze wijzigingen zullen in het laatste kwartaal van 2009 worden opgenomen.

4. Overige aspecten.

Er hebben zich geen reorganisaties voorgedaan binnen de Kanselarij der Nederlandse Orden. Wel hebben zich bij enkele personele mutaties voorgedaan (o.m. pensionering) waarbij de vrijgekomen plaatsen niet direct werden opgevuld. Naast de algemene taakstelling wordt eerst bezien welke effecten er zijn na de invoering van Decor II. Daarnaast wordt voortdurend nagedacht over efficiencyverbetering van de diverse administratieve procedures en processen. Met ingang van december 2008 is de huishoudelijke dienst verdeeld over een 0,5 fte in ambtelijke dienst (20 uur) en 20 uur externe inhuur. In 2008 is een aantal ICT-contracten beëindigd dan wel gecomprimeerd. Er hebben zich naar de opvatting van de Kanselarij geen noemenswaardige aanbestedingen of inkopen voorgedaan waarvoor een brede aanbesteding in EU-verband moest plaatsvinden.

Artikel 5. Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen

1. Algemene beleidsdoelstelling

Het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen (verder: het Kabinet) staat de Gouverneur met raad en daad terzijde bij zijn functioneren als orgaan van het Koninkrijk en als hoofd van de Regering van de Nederlandse Antillen (Koninklijk Besluit van 11 september 2006, Stb.440).

De taken van het Kabinet vallen in de volgende delen uiteen: het ondersteunen van de Gouverneur, het behandelen van consulaire aangelegenheden, het onderhouden van contacten en het behandelen van aan de Gouverneur gerichte aanvragen en verzoekschriften, uitvoeringstaken en bedrijfsvoering.

2. Speerpunten

Het werkaanbod wordt bepaald door externe factoren, staatsstukken vanuit de ministeries, aanvragen en verzoekschriften van burgers etc. Eigen speerpunten zijn hierdoor niet aanwijsbaar.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

In verband met de wettelijke invoering van biometrische kenmerken op paspoorten/nooddocumenten en visa in het jaar 2009 zijn er nieuwe eisen gesteld aan de uitgiftelocaties. Het is noodzakelijk om de uitgiftelocatie van het Kabinet daarvoor geschikt te maken. De extra middelen zijn bij de 1e suppletoire begrotingsbehandeling aangevraagd en deels gehonoreerd.

De stand ontvangsten is hoger dan begroot en is een gevolg van inruil van de dienstauto’s, generator en interest over het banksaldo ten behoeve van het project tot ondersteuning van de Gezaghebbers.

3b. Beleidsmatige toelichting

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

Uitvoering en Controle, Uitvoeringstaken

* In 2005 is de wijze van registratie gewijzigd.

** Ivm afstemming JV Aruba is bovenstaande tabel en aantallen hierop aangepast

**** cijferreeks aangepast ivm onjuiste selectie voorgaande jaren

Alle uitgiftelocaties van paspoorten op de eilandgebieden voldoen inmiddels aan alle fysieke en procedurele eisen. Ten behoeve van de Koninkrijksregering werden rapportages opgesteld over de criminaliteitsbestrijding op Sint Maarten en over het verbeteringsproces met betrekking tot het gevangeniswezen in de Nederlandse Antillen.

5. De bedrijfsvoeringsparagraaf

a. Financiële rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering 2008 is rechtmatig verlopen.

b. Totstandkoming niet financiële beleidsinformatie

Uit het interne financieel systeem (Exact) wordt maandelijks een maandrapportage gegenereerd en vervolgens wordt deze informatie behandeld in het reguliere stafoverleg van het Kabinet. Deze wijze van informatiebeheersing is ruimschoots voldoende gebleken bij de sturing van de processen.

c. Financieel en Materieel beheer

De belangrijkste processen zijn vastgelegd in de Administratieve Organisatiebeschrijving en zijn in 2008 geactualiseerd en vastgesteld. In het jaar 2009 zullen deze worden geïmplementeerd.

d. Overige aspecten

Er heeft zich geen reorganisatie voorgedaan binnen het Kabinet. Wel wordt bezien hoe efficiencyverbetering van de diverse administratieve procedures en processen kan worden bereikt en hoe de organisatie van het Kabinet kan worden voorbereid op de op handen zijnde staatkundige veranderingen binnen de Nederlandse Antillen. Het beoogde eindperspectief daarvan is de status van land voor Curaçao en Sint Maarten en van openbaar lichaam binnen het Nederlandse staatsbestel voor Bonaire, Sint Eustatius en Saba.

Artikel 6. Kabinet van de Gouverneur van Aruba

1. Algemene beleidsdoelstelling

Het Kabinet van de Gouverneur van Aruba (verder: het Kabinet) is het ambtelijke secretariaat van de gouverneur en ondersteunt hem bij de uitvoering van zijn taken als hoofd van de Regering van Aruba en als koninkrijksorgaan.

Het kabinet adviseert de gouverneur inhoudelijk, onder meer over alle regeringsstukken die de handtekening van de gouverneur vereisen. Het kabinet geeft uitvoering aan zijn koninkrijkstaken zoals de behandeling van visa-, paspoort- en naturalisatieaanvragen. Tevens is het Kabinet de schakel tussen het staatshoofd enerzijds en ministers, parlementariërs en burgers anderzijds; door het kabinet worden afspraken gemaakt en inhoudelijk voorbereid en worden verzoekschriften behandeld.

2. Speerpunten

Het werkaanbod wordt voornamelijk bepaald door externe factoren, staatsstukken aangeboden door de ministeries, aanvragen en verzoekschriften. In 2008 is het kantoorgedeelte dat door de vertegenwoordiging van Nederland in Oranjestad is achtergelaten verbouwd en betrokken.

3. Budgettaire gevolgen van beleid

3a. Financiële toelichting

In 2008 is de voorgenomen verbouwing van het kantoor van het Kabinet gerealiseerd. Het kabinet heeft in 2008 op verzoek van de minister van Justitie 175 hoorzittingen in het kader van de naturalisatieprocedures uitgevoerd. Dit betekent een flinke stijging ten opzichte van voorgaande jaren, die is veroorzaakt door een toename van het aantal bezwaarschriften op afwijzende beslissingen. De opzet van een apart bezwaarteam bestaande uit een voorzitter en twee secretarissen is in 2008 bekostigd uit het budget van het Kabinet. In 2009 verwacht het Kabinet 750 hoorzittingen uit te voeren, waarvoor verrekening van de kosten met het ministerie van Justitie (IND) zal plaatsvinden.

3b. Beleidsmatige toelichting

4. Nader geoperationaliseerde doelstellingen

In 2008 is er een stijgende trend zichtbaar in het aantal ingediende naturalisatieverzoeken, zoals ook te zien in de kengetallen. Dit is grotendeels toe te schrijven aan de per 1 mei 2006 verplicht gestelde inburgeringtoets, die pas medio 2007 voor het eerst kon worden afgenomen door het examenbureau in Aruba. In 2007 bleef daardoor de capaciteit van het examenbureau beperkt en is de afname van veel toetsen opgeschoven naar 2008. In 2008 zijn er minder visa door het Kabinet verstrekt dan geraamd. Ook zijn er minder buitenlanders dan geraamd door optie Nederlander geworden en zijn er meer reisdocumenten (paspoorten, nooddocumenten en laissez-passers) verstrekt. Hier liggen geen beleidskeuzen van het kabinet aan ten grondslag, maar externe factoren waar het kabinet geen invloed op kan uitoefenen.

Uitvoering en Controle, Uitvoeringstaken

5. De bedrijfsvoeringparagraaf

a. Financiële rechtmatigheid

De begrotingsuitvoering 2008 is rechtmatig verlopen.

b. Totstandkoming niet financiële beleidsinformatie

Voor de totstandkoming van de gegevens voor de tabel Uitvoering en Controle, Uitvoeringstaken geldt dat:

– de gegevens voor de categorieën 3, 4, 5 en 8 ontleend worden aan de registratie die het kabinet wettelijk verplicht is aan te houden, in combinatie met de verplichting tot het archiveren van de bijbehorende documenten. De genoemde registraties worden ondersteund door geautomatiseerde gegevensbestanden van onder andere het Reisdocumenten Aanvraag en Archief Systeem (RAAS) en het Visum Informatie Systeem (VIS).

– de gegevens voor de overige categorieën ontleend worden aan het geautomatiseerde archief bestand van het Kabinet dat in ieder geval alle inkomende en uitgaande stukken registreert waarvoor het kabinet een archiveringsverplichting heeft.

– de gegevens ten behoeve van het Jaarverslag zijn besproken en gevalideerd door de betrokken medewerkers.

c. Financieel en Materieel beheer

De sturing van het financieel beheer vindt plaats op basis van een maandelijks vergelijk tussen het jaarplan, de geprojecteerde uitgaven en het maandelijks gegenereerde uitputtingsoverzicht.

Verbetering van materieel beheer vindt onder andere plaats op basis van de verschillende audits die zijn uitgevoerd door de ministeries van Buitenlandse Zaken en Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangaande de consulaire processen en de audit van de financiële processen door de Rijksauditdienst.

d. Overige aspecten

Administratieve Organisatie

In 2008 heeft de volledige implementatie van de herontworpen werkprocessen zijn beslag gekregen. In 2008 is de automatisering van de archivering, documentenstroom en informatievoorziening door middel van de invoering van een document managementsysteem afgerond. Dit levert mede ten behoeve van de advisering van de gouverneur een betrouwbare en consistente archivering en informatievoorziening op.

Huisvesting

In 2008 is de geplande uitbreiding en verbouwing van het kantoor gerealiseerd. Dit heeft geresulteerd in een functionele, moderne consulaire ruimte met volledig ingerichte receptie en een zit- en een sta-balie. Het daarvoor beschikbare budget is niet geheel aangewend in verband met toenmalige onzekerheid over de toekomstige bestemming van het pand.

5. DE NIET-BELEIDSARTIKELEN

Artikel 10. Nominaal en onvoorzien

3. Budgettaire gevolgen van beleid

C. JAARREKENING

6. VERANTWOORDINGSSTAAT

7. SALDIBALANS

Toelichting op de saldibalans van de Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten (II B) over het jaar 2008

Ad 1 en 2. Uitgaven en ontvangsten 2008

Bij de begrotingsuitgaven en -ontvangsten zijn de gerealiseerde uitgaven en ontvangsten opgenomen met betrekking tot het jaar waarvoor de Rijksrekening nog niet door de Tweede Kamer is goedgekeurd (2008).

Ad 3. Liquide middelen

De post liquide middelen is opgebouwd uit het saldo bij de banken (gebaseerd op het laatste dagafschrift) en de contante gelden aanwezig in de kluis van de kasbeheerders.

Het totaalbedrag van € 1 113 482 is als volgt opgebouwd:

Ad 4. Rekening-courant RHB

Op de Rekening-courant met de Rijkshoofdboekhouding is de financiële verhouding met het ministerie van Financiën weergegeven. Opgenomen is het bedrag in overeenstemming met het saldobiljet van genoemd departement.

Ad 5. Uitgaven buiten begrotingsverband (intra-comptabele vorderingen)

Het bedrag van € 686 251 aan uitgaven buiten begrotingsverband is als volgt opgebouwd:

Ad a. Vorderingen kasbeheerders Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten

De vorderingen van de Raad van State bestaan onder andere uit de post personeelsvoorschotten (€ 113 327), voorraad irischeques (€ 5 100) en de post debiteuren, betreffende doorberekeningen van detacheringen (€ 187 471).

De vorderingen van het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen hebben betrekking op onder andere de post debiteuren N.A., vastlegging van openstaande paspoortgelden (€ 26 285), nog te betalen paspoortgelden eilandengebieden (€ 25 367) en KNIL (doorlopende declaratiesysteem) (€ 10 205).

Ad b. Overige intra-comptabele vorderingen

Op de intra-comptabele debiteuren staan posten die ontstaan zijn door teveel betaalde salarissen (€ 40 000). De inning daarvan verloopt moeizaam. De verwachting is dat deze in 2009 afgeboekt worden. Het restant van 2007 (€ 15 000) zijn intussen voor invordering overgedragen aan de deurwaarder.

Op de intra-comptabele voorschotten staan nog 3 posten van 2006 en 2007 (€ 37 892). De PSA streeft er naar om in het eerste half jaar van 2009 de laatstgenoemde posten te corrigeren.

Ad 6. Ontvangsten buiten begrotingsverband (intra-comptabele schulden)

Het bedrag van € 4 779 932 aan ontvangsten buiten begrotingsverband is als volgt opgebouwd:

Ad a. Schulden kasbeheerders Overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten

De schuld van de Raad van State bestaat uit van rekening-courant houders ontvangen voorschotten griffierecht die maandelijks per incasso worden verrekend (€ 217 080).

De schuld van het Kabinet van de Gouverneur van de Nederlandse Antillen bestaat uit nog af te dragen paspoortgelden (€ 26 285) en een schuld aan BZK voor de Ondersteuning kabinet Gezaghebbers op de eilanden (€ 779 816).

Ad b. Nog af te dragen loonheffing en sociale premies

Het betreft de in de maand december 2008 ingehouden loonheffing en sociale premies die in de maand januari 2009 aan de betreffende instanties zijn doorbetaald.

Ad c. Overige intra-comptabele schulden

Het openstaande saldo betreft overlopende posten ontstaan uit hoofdstukverschillen. Dit bedrag wordt in januari tussen de hoofdstukken IIB en 7 verrekend.

Ad 8. Extra-comptabele vorderingen

Ad 8a. Tegenrekening extra-comptabele vorderingen

Het totaalbedrag van € 226 058 is als volgt opgebouwd:

Het saldo van de Algemene Rekenkamer is voornamelijk een vordering op de Gemeente Utrecht (€ 47 250), de ambassade Skopje in Macedonië (€ 46 591) en een vordering op RIVM (€ 10 147). Alle afwikkelingen van de vorderingen vinden plaats in februari 2009.

De post van de Nationale Ombudsman is voornamelijk een vordering in het kader van het subsidie project Bulgarije (€ 13 976) en een vordering op de Kirchheiner Stichting (€ 25 000).

Ad 10. Extra-comptabele voorschottenAd 10a. Tegenrekening extra-comptabele voorschotten

De saldi van de per 31 december 2008 openstaande voorschotten en van de in 2008 afgerekende voorschotten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Toelichting stand openstaande voorschotten:

De posten van de Algemene Rekenkamer betreffen voornamelijk in 2008 aan Loyalis verstrekte voorschotten (€ 166 888). Overige zijn reisvoorschotten. Deze worden in februari 2009 afgerekend.

Het bedrag dat openstaat bij de Nationale Ombudsman is de aan Loyalis verstrekte voorschotten in 2006, 2007 en 2008 (€ 650 441). Deze worden afgerekend na een goedkeurende accountantsverklaring.

Ad 12. Openstaande verplichtingen Ad 12a. Tegenrekening openstaande verplichtingen

Het bedrag van € 6 355 144 aan openstaande verplichtingen is als volgt opgebouwd:

Gegevens zijn ontleent aan de administratie van de kasbeheerders.