Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 31 oktober 2008
Naar aanleiding van de toezegging in het wetgevingsoverleg van de vaste commissie voor Buitenlandse Zaken over het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken 2007 (Kamerstuk 31 444 V, nr. 12), doe ik u hierbij, mede namens de minister voor Ontwikkelingssamenwerking, het verslag van de gemaakte vorderingen in het op orde brengen van het voorschottenbeheer toekomen. Het op orde brengen van het voorschot-tenbeheer wordt uitgevoerd conform een plan van aanpak dat u eerder ontving.
Twee onderdelen van het plan van aanpak zijn vorig jaar reeds afgerond. Het betreft het toezicht op internationale organisaties en het project Stroomlijning PM&E (planning, monitoring en evaluatie). Hierover bent u in de voorgaande voortgangsrapportage geïnformeerd. In deze rapportage worden de resterende onderwerpen uit het plan van aanpak behandeld: het tijdig uitsturen van rappelbrieven, het opleggen van sancties en het afwikkelen van oude voorschotten behandeld.
In 2008 werden tot nu toe in totaal 11 sancties opgelegd en werd in 22 gevallen door de departementsleiding besloten om (vooralsnog) geen sanctie op te leggen. Ik constateer dat de in 2007 ingezette verbetering aan het beklijven is binnen het ministerie. Ook in 2008 vindt structureel toezicht op het opleggen van sancties plaats door de directie Financieel Economische Zaken van mijn ministerie.
Het tijdig versturen van rappelbrieven
Binnen twee weken na het verstrijken van de contractueel overeengekomen datum voor het inleveren van rapportages moet een formele rappelbrief aan de contractpartij worden gestuurd. In het wetgevingsoverleg is gesteld dat een score van rond de 90% over de hele breedte van het ministerie acceptabel is. Tijdelijke achterstanden kunnen en zullen altijd blijven ontstaan.
Ook gedurende 2008 zijn op sommige momenten achterstanden ontstaan. Echter minder frequent, en van kleinere omvang dan in de laatste maanden van 2007. Gemiddeld werd 86% van de rappellen tijdig verstuurd. Het gemiddelde over de maanden augustus tot en met december 2007 lag op 83%. Achterstanden ontstaan met name tijdens de vakantieperiode hetgeen ook goed verklaarbaar is. Medio september was de achterstand die in de vakantieperiode was ontstaan, weer ingelopen en werd 92% op tijd verstuurd. Ik ben dan ook van mening dat ik het tijdig rappelleren binnen het ministerie voldoende onder controle heb. Het toezicht van de directie FEZ garandeert dat een en ander ook in de toekomst onder controle zal blijven. Overigens zijn de hierboven gepresenteerde cijfers exclusief de ambassades Islamabad en Kaboel. Op deze posten bestaan als gevolg van specifieke omstandigheden wat grotere achterstanden. Er zijn echter maatregelen getroffen om deze achterstanden voor het einde van het jaar op te lossen.
De afwikkeling van oude voorschotten (2002 en eerder)
Sinds 1 januari 2008 is voor een bedrag van € 98,8 mln. aan oude voorschotten afgewikkeld. Per 11 september 2008 moet nog € 20,2 mln. aan oude voorschotten worden afgewikkeld. Er is toegezegd u te informeren indien afwikkeling van deze oude voorschotten niet in 2008 zal plaatsvinden. Voor zover nu bekend is, is dit het geval voor voorschotten voor een bedrag van € 5,8 mln. die verstrekt zijn voor de ontmanteling van kerncentrales (w.o. Chernobyl). Van deze voorschotten staat een groot gedeelte van het oorspronkelijk in 2000 en 2001 verstrekte bedrag open. De destijds verstrekte voorschotten worden beheerd in een trustfund van de EBRD. Dit zijn overigens geen OS-voorschotten. De overige voorschotten uit 2002 en eerder (€ 14,4 mln.) verwacht ik nog wel dit jaar af te kunnen wikkelen. Hierover zal gerapporteerd worden in het jaarverslag over 2008.
Ik ben van mening dat het plan van aanpak met succes is uitgevoerd en dat het ministerie weer voldoende «in control» is ten aanzien van het voorschottenbeheer. In het jaarverslag over 2008 zal ik verantwoording afleggen over het gevoerde beheer en zult u, zo is mijn verwachting, kunnen zien dat de oude voorschotten uit 2002, met uitzondering van de fondsen voor de ontmanteling van kerncentrales, zijn afgewikkeld.