| Ingediend | 20 januari 2022 |
|---|---|
| Beantwoord | 25 februari 2022 (na 36 dagen) |
| Indiener | Caroline van der Plas (BBB) |
| Beantwoord door | Mark Rutte (minister-president , minister algemene zaken) (VVD) |
| Onderwerpen | bestuur parlement |
| Bron vraag | https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kv-tk-2022Z00847.html |
| Bron antwoord | https://zoek.officielebekendmakingen.nl/ah-tk-20212022-1879.html |
Ja
In haar uitspraak van 20 maart 20192 heeft de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State geoordeeld dat, gezien de ruime betekenis die aan de term «document» van de Wob moet worden toegekend, sms -en WhatApp-berichten (en gelijksoortige chatberichten zoals Signal) ook onder deze term vallen.
Naar aanleiding van deze uitspraak is er rijksbreed beleid ontwikkeld over het gebruik van chatdiensten en het bewaren van chatberichten3. Uitgangspunt is dat het gebruik van digitale middelen mogelijkheden biedt die een zeker risicobesef vragen en dat er altijd rekening dient te worden gehouden met de aard van de informatie. Zo dient er zo min mogelijk gebruik te worden gemaakt van berichtenapps voor werkgerelateerde communicatie. Voor bestuurlijke besluitvorming wordt het gebruik van berichtenapps ontraden. Gebeurt dit toch dan moeten chatberichten over de bestuurlijke besluitvorming worden geborgd binnen de organisatie. Ik wil hierbij benadrukken dat dezelfde informatie niet twee keer hoeft te worden bewaard. Dit ook in verband met het belang van ordentelijke archiefvorming. Is het bestuurlijke besluit uit het chatbericht ook op een andere manier geborgd binnen de organisatie, bijvoorbeeld in een nota of e-mail, dan kan het oorspronkelijke chatbericht worden verwijderd. Bestuurlijke besluiten die niet op een andere manier zijn geborgd, worden opgeslagen binnen de informatiesystemen van de organisatie.
Elk ministerie is er zelf verantwoordelijk voor dat er in lijn met het rijksbrede beleid wordt gehandeld.
Ik stel voorop dat uit de Wob – en per 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) -niet volgt dat alle communicatie binnen een bestuursorgaan bewaard moet blijven. Van belang is dat er op zodanig wijze wordt omgegaan met informatie dat er geen afbreuk wordt gedaan aan de aanspraken op openbaarheid van documenten die aan de Wob kunnen worden ontleend. Dat neemt echter niet weg dat het in de dagelijkse praktijk niet mogelijk is om altijd alle electronische berichten, kladjes en notities te bewaren. Deze gaan soms na verloop van tijd verloren of worden niet bewaard omdat er uit het oogpunt van deugdelijke en overzichtelijk dossiervorming een zekere schifting plaatsvindt. Deze staande praktijk is in lijn met de heersende Wob-rechtspraak. Is er echter eenmaal een Wob-verzoek ingediend dan dient vanaf dat moment het behoud van documenten die onder de reikwijdte van het verzoek vallen, te worden gewaarborgd4.
Ik deel uw zorg wanneer chatberichten over de bestuurlijke besluitvorming zouden worden verwijderd waarvan de informatie nog niet binnen de organisatie is geborgd. Ik heb echter geen signalen ontvangen waaruit ik kan opmaken dat hiervan sprake is. Wel zie ik in de berichtgeving aanleiding om uit voorzorg de Handleiding «Risico’s en maatregelen bewaren van chatberichten» aan te vullen met het dringende advies om de functie geautomatiseerde verwijdering, die in diverse chatapps kan worden ingesteld, niet te activeren. Ik zal deze aanvulling op de Handleiding rijksbreed communiceren.
Ik acht niet relevant van welke chatdienst bewindspersonen gebruik maken, zolang dit maar plaatsvindt binnen het beleid of de kaders die het betreffende ministerie heeft vastgesteld. Het algemene uitgangspunt is dat berichtenapps zo min mogelijk worden gebruikt voor formeel zakelijke communicatie. Vertrouwelijke en gerubriceerde informatie mag sowieso niet worden gedeeld via een berichtenapp. Voor bestuurlijke aangelegenheden wordt het gebruik ervan ontraden. Gebeurt dit toch dan is de afspraak dat chatberichten over bestuurlijke besluitvorming worden bewaard indien deze informatie niet ook al op een andere manier is geborgd binnen de organisatie. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2.
Zie mijn antwoord bij vraag 3 en 4.
Nee, er is hierover geen juridisch advies ingewonnen.
Als aangegeven in antwoord op vraag 3 is het mede in het kader van het belang van ordentelijk archiefvorming niet noodzakelijk dat alle werkgerelateerde communicatie wordt bewaard. Afspraak is dat chatberichten over bestuurlijke besluitvorming worden bewaard indien deze informatie niet ook al op een andere manier is geborgd binnen de organisatie. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2.
Ik heb geen overzicht van het gebruik van chatdiensten binnen de ministeries. Zie in dat kader ook mijn antwoord bij vraag 3 en 4. Signal wordt gezien als een veiligere variant van WhatsApp en heeft daardoor de voorkeur van diverse privacy functionarissen en Chief Information Security Officers, die mede verantwoordelijk zijn voor het beleid rondom het gebruik van chatapps binnen de eigen organisatie.
Nee, zie ook mijn antwoord bij vraag 3 en 4.
In het antwoord op vraag 2 heb ik het rijksbrede beleid, zoals dat geldt na de uitspraak van de Raad van State uit 2019, inzake de omgang met en het bewaren van chatberichten geduid. In het antwoord op vraag 3 heb ik aangegeven in de berichtgeving aanleiding te zien om de handleiding aan te passen. Ik heb geen reden om aan te nemen dat chatberichten die onder de reikwijdte van een Wob-verzoek vallen in strijd met dit rijksbrede beleid zijn verwijderd en daarmee niet zijn betrokken bij de beoordeling. De Wob-verzoeker kan zich desgewenst tot de rechter wenden wanneer hij meent dat bepaalde chatberichten ten onrechte niet zijn betrokken bij de beoordeling van het Wob-verzoek. Het bestuursorgaan moet de zoektocht naar de gevraagde chatberichten inzichtelijk maken. De rechter oordeelt of de verrichte zoektocht voldoende en volledig is.
Het is niet ter eigen afweging van de individuele bestuurder of ambtenaar om te bepalen welke informatie moet worden bewaard. Daartoe gelden (wettelijke) kaders zoals bijvoorbeeld de Archiefwet en het eerder gememoreerde chatbeleid.
Ik ben niet bekend met de door u benoemde aanbevelingen. In algemene zin kan ik wel aangeven dat de rechter desgewenst kan toetsen of een bestuursorgaan op een juiste wijze de Wob heeft toegepast. Zie ook mijn antwoord bij vraag 10.
Ik heb geen reden om aan te nemen dat met het gebruik van Signal informatie niet wordt bewaard waar dit conform het rijksbrede beleid wel had gemoeten. Zie ook mijn antwoord bij vraag 3.
Uitgangspunt is dat het gebruik van digitale middelen mogelijkheden biedt die een zeker risicobesef vragen en dat er altijd rekening dient te worden gehouden met de aard van de informatie. Zo dient er zo min mogelijk gebruik te worden gemaakt van berichtenapps voor werkgerelateerde communicatie. Voor bestuurlijke besluitvorming wordt het gebruik van berichtenapps ontraden. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2.
Nee, daartoe ben ik niet bereid. Zie ook mijn antwoord bij vraag 2 en 14.
Ja.
De schriftelijke vragen van het lid Van der Plas (BBB), ingezonden op 20 januari 2022 aan de Minister-President en ter beantwoording overgedragen aan de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, over de berichtgeving inzake het toenemende gebruik van Signal onder bewindspersonen en ambtenaren, kunnen in verband met interdepartementale afstemming niet binnen de gebruikelijke termijn worden beantwoord. Ik streef ernaar om de vragen zo spoedig mogelijk te beantwoorden.