| Ingediend | 17 augustus 2011 |
|---|---|
| Beantwoord | 26 september 2011 (na 40 dagen) |
| Indieners | André Bosman (VVD), Han ten Broeke (VVD) |
| Beantwoord door | |
| Onderwerpen | bestuur defensie internationaal rijksoverheid |
| Bron vraag | https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kv-tk-2011Z16155.html |
| Bron antwoord | https://zoek.officielebekendmakingen.nl/ah-tk-20112012-100.html |
Ja.
Ter voorbereiding op de beleidsbrief van 8 april jl. (Kamerstuk 32 733, nr. 1) heb ik negentien werkgroepen ingesteld om verschillende gebieden bij Defensie door te lichten en aanbevelingen voor verbeteringen te doen. Enkele rapporten bevatten kritische uitspraken over elementen van het bestuur en andere organisatieaspecten bij Defensie. De rapporten van de werkgroepen hebben een belangrijke rol gespeeld bij de uiteindelijke besluiten die zijn opgenomen in de beleidsbrief. De aanbevelingen van de werkgroepen zijn tevens betrokken bij de vormgeving van de reorganisatie bij Defensie. De bestuursstaf en de staven bij de andere defensieonderdelen worden in die reorganisatie met 30 procent ingekrompen en de bestuurlijke relaties en processen worden vereenvoudigd. Zoals beschreven in de beleidsbrief moeten de maatregelen resulteren in heldere verhoudingen tussen het bestuur, dat de regie op hoofdlijnen voert, en de operationele commandanten die meer ruimte voor de uitvoering krijgen. Het motto in het regeerakkoord «je gaat erover of niet» is daarbij het richtsnoer. Doublures worden opgeheven en verantwoordelijkheden geclusterd en herschikt. Rolvastheid is de norm. De hoofden van de defensieonderdelen werken inmiddels aan de reorganisatie bij hun onderdelen, waarbij zij oog houden voor deze uitgangspunten.
De kwaliteit van bestuur en de vereiste zakelijkheid beginnen bij de ambtelijke top, waarvan ook de genoemde hoge militairen deel uitmaken. Naast de reguliere processen van bedrijfsvoering en management control, hanteert Defensie ook meer specifieke momenten van bijsturing door de ambtelijke top, zoals de bekende Tussenbalans-vergaderingen rondom de bedrijfsvoering en het programma SPEER. Deze vormen van bestuur verlopen goed. Waar het bestuur van Defensie kan verbeteren, en ik sluit niet uit dat de defensiemedewerkers in het artikel daar op doelden, is het nakomen van afspraken die in goed overleg tot stand zijn gekomen. Met bestuurlijke inrichtingsprincipes als «je gaat erover of niet», streef ik naar een bestuurlijke cultuur waarin elkaar aanspreken op afspraken de norm wordt.
De Audit Dienst Defensie (ADD) heeft geen kritiek geuit op de gekozen aanpak maar heeft aandacht gevraagd voor de doorlooptijd van het op orde brengen van de personeelsdossiers.
Volgens de planning zouden in het eerste kwartaal van 2012 alle dossiers gecontroleerd moeten zijn. Het aantal tot nu toe gecontroleerde personeelsdossiers loopt echter achter op de planning. Inmiddels is het proces verbeterd en is de capaciteit uitgebreid. Midden augustus waren bijna 14 000 digitale personeelsdossiers gecontroleerd en opengesteld voor de individuele werknemer. De verwachting is nu dat midden 2012 alle digitale personeelsdossiers gecontroleerd zijn.
De Secretaris-generaal heeft te kennen gegeven dat het vaak gaat om de toevoeging van ontbrekende papieren aan het (digitale) personeelsdossier. De desbetreffende documenten zijn vaak wel beschikbaar, maar gezien de omvang vergt het op orde krijgen van alle dossiers toch nog een grotere inspanning dan verwacht. Datakwaliteit is en blijft een aandachtspunt. Dit geldt ook voor de kwaliteit van de personeelsdossiers. Een van de maatregelen om de kwaliteit van de dossiers te waarborgen is dat elke werknemer van Defensie via selfservice toegang krijgt tot het eigen digitale personeelsdossier.
De Algemene Rekenkamer maakt in haar rapporten duidelijk dat de bedrijfsvoering kwetsbaarheden vertoont. Ik onderschrijf dat. Het verbeterprogramma moet die kwetsbaarheden wegnemen. Daarbij is echter relevant dat in het coalitieakkoord en vervolgens in de beleidsbrief van Defensie een forse beperking van de beschikbare mankracht, ook op het gebied van control en audit, is vastgelegd. De Secretaris-generaal heeft daarop gedoeld, door te wijzen op de spanning tussen «verbeteren» en «krimpen». De Algemene Rekenkamer wijst alleen op «verbeteren» en noemt de risico’s van krimp.
Defensie zet de komende periode bij het financieel beheer sterk in op de vereenvoudiging, concentratie van werkzaamheden en de standaardisatie van procedures. Zoals vermeld in de beleidsbrief wordt binnen Defensie één (financieel) administratie- en beheerkantoor opgericht. Deze concentratie van werkzaamheden leidt tot meer kwaliteit en zorgvuldigheid in de bedrijfsvoering, minder fouten en bevordert de eenvormigheid van financiële processen. Daarnaast is hierdoor ook een aanzienlijke personeelsreductie mogelijk. Dit alles rechtvaardigt dat, binnen de grenzen van de redelijkheid, de auditcapaciteit wordt gereduceerd. Dit zal echter geen belemmering vormen voor de uitvoering van de wettelijk voorgeschreven controletaken.
Bij Defensie is het gangbaar dat de interne auditdienst functioneert op basis van een jaarplan. Dit plan wordt besproken in het Audit Comité en vervolgens vastgesteld door de Secretaris-generaal. Een plan is nodig omdat de interne auditdienst naast de wettelijke controletaak ook vraaggestuurde audits uitvoert. De vraag naar audits overtreft bijna altijd de daarvoor beschikbare capaciteit, zodat prioriteiten moeten worden gesteld. Vanzelfsprekend krijgen de voor de wettelijke controletaak noodzakelijke auditactiviteiten de hoogste prioriteit. Daarnaast worden keuzes gemaakt uit vraaggestuurde audits, waarbijde capaciteit zo gericht mogelijk wordt ingezet met het oog op de reducering van risico’s van tekortkomingen in het beheer.
In overeenstemming met de toezegging tijdens het notaoverleg van 6 juni jl. over de beleidsbrief zullen de begroting en het jaarverslag een bondige rapportage bevatten over de stand van zaken van de bezuinigingen. Hierbij wordt aangesloten op de nog in ontwikkeling zijnde bezuinigingsmonitor van de minister van Financiën.
Daarnaast zal ik u informeren over de voortgang van de verbeteringen in de bedrijfsvoering. De eerste rapportage daarover volgt in het jaarverslag 2011. De Algemene Rekenkamer heeft in het Rapport bij het Jaarverslag 2010 toegezegd u vóór de begrotingsbehandeling te informeren over de voortgang van het Plan van Aanpak Onvolkomenheden RVJ 2010 van Defensie. Voor deze werkwijze is gekozen in overleg met de Algemene Rekenkamer.