Aan de Voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal
Den Haag, 12 juli 2017
Zoals uw Kamer op 26 januari jl.1 door de Minister van Economische Zaken is toegezegd, informeer ik u hierbij mede namens de Minister van Economische Zaken over de tussen departementen gemaakte afspraken voor het gunnen van opdrachten onder de Europese drempelwaarden. Deze afspraken zijn afgestemd met de Auditdienst Rijk (ADR) en de Algemene Rekenkamer (AR) in verband met hun verantwoordelijkheid voor de controle op de rechtmatigheid van het verstrekken van deze opdrachten.
Aanleiding voor deze afspraken vormt de noodzaak om, met het oog op een effectieve en efficiënte inkoop, binnen het Rijk afspraken te maken over eenduidige interpretatie van de uit de Aanbestedingswet 2012 volgende verplichting tot motivering van de te volgen aanbestedingsprocedure en de motivering van de daarvoor geselecteerde ondernemers.
In deze afspraken is gezocht naar een juiste balans tussen de professionaliteit van de rijksinkoop en de toegevoegde waarde van een doelmatige controle. De Aanbestedingswet 2012 schrijft voor dat de keuze voor de ondernemers die wordt gevraagd om een offerte uit te brengen voor het verkrijgen van een opdracht op objectieve gronden plaatsvindt en dat op schriftelijk verzoek van een ondernemer de motivering van de keuze moet worden verstrekt. De ratio hierachter is te voorkomen dat telkens dezelfde leveranciers worden gevraagd zonder dat daarvoor een objectieve grond bestaat.
Ten behoeve van een ordelijk en controleerbaar financieel beheer dient – ook zonder een daartoe strekkend verzoek van een ondernemer – te kunnen worden aangetoond op welke objectieve gronden de keuze heeft plaatsgevonden.
Gezien het belang van een effectieve en een efficiënte inkoop is eind 2016 ambtelijk een afsprakenpakket vastgesteld en met de ADR en de AR afgestemd. Met het afsprakenpakket wordt enerzijds recht gedaan aan de verantwoordelijkheid van departementen voor een doelmatige en rechtmatige inkoop en anderzijds aan de verantwoordelijkheid van de ADR en de AR voor een doelmatige controle. Het biedt tevens de mogelijkheid de beschikbare capaciteit in het inkoopdomein te richten op verdere professionalisering en het verkrijgen van de beste prijs/kwaliteitverhouding. De afspraken zijn gebaseerd op de professionaliteit van de Rijksinkoop, de kracht van het Rijksinkoopstelsel en mijn systeemverantwoordelijkheid voor het inkoopdomein van het Rijk.
De volgende afspraken zijn gemaakt:
1. De departementale coördinerend directeuren inkoop (CDI’s) en de Chief Procurement Officer (CPO) voor het Rijk beoordelen en verstevigen waar nodig de elementen in het Rijksinkoopstelsel die de professionaliteit van de inkoop borgen. Een van deze elementen is een (aanvullende) aantoonbare interne beheersmaatregel op het gebied van tegenlezen.
2. Departementen leggen eenmalig op basis van een eigen analyse een strategie vast voor hun belangrijkste strategische inkooppakketten onder de Europese aanbestedingsdrempels.
3. De departementen voeren een jaarlijkse analyse uit op de inkoopopdrachten met een waarde tussen de € 15.000 en de Europese aanbestedingsdrempel. Op basis van deze analyse wordt door het desbetreffende departement bepaald of nadere sturing noodzakelijk is. Ik word als systeemverantwoordelijke geïnformeerd over de uitkomsten van de jaarlijkse analyse en eventueel te nemen verbetermaatregelen.
4. Vanaf het grensbedrag van € 33.000 tot aan de Europese aanbestedingsdrempel geldt de verplichting om, voorafgaand aan het opvragen van offertes in het inkoopdossier, summier te motiveren waarom de uit te nodigen ondernemers geschikt zijn voor de opdracht. Dit bedrag wordt steeds in lijn bepaald met het bedrag dat binnen de rijksoverheid wordt gehanteerd voor het motiveren van de gekozen procedure voor het gunnen van een overheidsopdracht.
5. De ADR en de AR zullen de waarborgen voor een professionele inkoop op inkoopstelselniveau en de uitwerking hiervan per departement beoordelen. Tot het grensbedrag van € 33.000 is een licht controlekader van toepassing.
6. Kleine opdrachten voor leveringen en diensten tot € 50.000 kunnen in beginsel onderhands aan een bepaalde ondernemer worden gegund. Vanaf dit grensbedrag dient een meervoudig onderhandse procedure te worden doorlopen. Het thans geldende tussengebied van € 33.000 tot € 50.000 komt te vervallen. Om onduidelijkheden voor de controlepraktijk te vermijden, is ervoor gekozen om de voorgenomen aanpassing van de Gids proportionaliteit en de Circulaire grensbedragen achtereenvolgens door te voeren.2 Deze wijzigingen hebben een positief effect op de uitvoeringslasten voor de rijksoverheid.
7. Met het oog op het doelmatig uitvoeren van de controletaken van de ADR en de AR daar waar het de summiere motivering in inkoopdossiers betreft maakt elk departement op basis van een risicoanalyse een zelfstandig en controleerbaar beleid voor de keuze voor de ondernemer die wordt gevraagd om een offerte uit te brengen. Bij dit departementale beleid kunnen de departementen rekening houden met de omvang van hun eigen begroting. Op basis van de hiervoor onder punt 1 genoemde interne beheersmaatregel wordt getoetst of in dat geval de keuze voor de ondernemer in overeenstemming is met het geformuleerde beleid.
8. Als systeemverantwoordelijke voor de inkoop bij het Rijk zal ik adviseren over de toereikendheid van dit beleid van de departementen.
9. In 2018 wordt het afsprakenpakket door de departementen, de ADR en de AR geëvalueerd.
Het afsprakenpakket geldt sinds 1 januari 2017. Vanaf deze datum controleren de ADR en de AR de inkoopuitgaven van de departementen op basis van dit afsprakenpakket.
Tenslotte hecht ik eraan op te merken dat ik, zoals ik dat in reactie op de motie Verhoeven heb geantwoord3, de governance op de werking van het inkoopstelsel in het CPO-CDI stelsel heb belegd. Via dit CPO-CDI stelsel zal ik ook toezien op de uitvoering van het bovengenoemde afsprakenpakket.
De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk